Tutoriel vidéo de démarrage

Quelles sont les nouveautés d'iCompta 6 ?

Il y a beaucoup de changements dans la version 6 d'iCompta donc voici une liste des principales nouveautés si vous êtes un utilisateur des versions précédentes.

Refonte complète de l'application

Le format de base de données a été complètement réécrit pour plus de rapidité et une fiabilité accrue.
De nombreux éléments d'interface ont été modifiés afin de la rendre plus simple et plus claire.

Le support de la Touch Bar du nouveau MacBook Pro a été ajouté afin de simplifier encore plus les tâches les plus courantes.

Opérations

Tout a été fait pour rendre la saisie et la modification des opérations plus simple et plus fluide. Ainsi il est désormais possible de masquer les champs que vous n'utilisez pas dans le panneau d'édition afin de gagner de la place et y voir plus clair. Les sous-opérations sont gérées de façon plus simple et il n'y a plus besoin de saisir les informations en double. Il y a également une nouvelle action pour catégoriser automatiquement les opérations à partir des opérations précédentes.

Une extension Aujourd'hui a été ajoutée afin de saisir une nouvelle opération rapidement sans quitter ce que vous êtes en train de faire.

Tous les détails dans la section opérations.

Budgets

Les périodes précédentes d'un budget sont désormais figées et conservent le montant budgété lors de leur création même si vous changez le montant budgété plus tard. Vous pouvez maintenant créer une ligne avec un montant de 0 et vous pouvez aussi créer une ligne qui contiendra les opérations restantes qui ne sont pas affectées à une autre ligne. Il y a également une nouvelle action pour ajouter les catégories manquantes à un budget et vous pouvez changer la date de début et la date de fin de plusieurs lignes d'un budget d'un coup.

Plus d'informations dans la section budgets.

Rapports

Le graphique d'évolution du solde est désormais paramétrable et vous permet de voir l'évolution de votre patrimoine au fil des ans par exemple. L'affichage de tous les rapports a été amélioré avec un effort particulier pour conserver la légende visible lors d'un défilement.

Prévisualisation des opérations

Vous pouvez sélectionner une ligne de rapport ou une barre de progression d'une ligne de budget et appuyer sur espace pour prévisualiser les opérations correspondantes.

Règles

Le moteur de règles gagne de nouvelles fonctionnalités avec notamment la possibilité d'extraire une date depuis du texte.

Fonctions professionnelles

Vous pouvez importer des clients et des factures depuis un fichier CSV. Vous imprimer la liste des factures et il est désormais plus facile de conserver le lien entre les factures et les opérations grâce à la possibilité de créer l'opération correspondante directement depuis une facture. Les factures ont maintenant une date d'échéance qui les fait s'afficher en rouge lorsque le paiement n'a pas été encore reçu. Enfin vous pouvez gérer les devis et les avoirs en plus des factures, vous pouvez mettre un pourcentage de réduction sur une facture et vous pouvez gérer plusieurs sociétés.

Vous pouvez en apprendre plus à ce sujet ici.

Transférer ses comptes depuis une version précédente

La première fois que vous avez créé vos comptes sur iCompta, on vous a demandé de choisir un emplacement où les stocker. Par défaut c'est dans le dossier Documents et le nom du fichier se termine par .compta pour la version 4 ou .comptadb pour la version 5. Si vous ne vous souvenez pas où il se trouve, vous pouvez cliquer en maintenant la touche ⌘ dans la barre de titre de la version précédente pour afficher son emplacement.

Il suffit d'ouvrir ce fichier de comptes avec la nouvelle version. Le fichier sera converti au nouveau format .cdb et on vous demandera de choisir un nouvel emplacement pour le sauver.

Gestion des documents

Un document contient toutes vos données (comptes, opérations, etc.). Avec iCompta vous pouvez gérer différents ensembles de comptes dans des documents séparés, un pour vos comptes personnels et un pour vos comptes professionnels par exemple. Si vous devez réinstaller votre ordinateur ou si vous souhaitez utiliser iCompta sur un autre ordinateur, il faut juste que vous sauvegardiez vos documents et vous pourrez ensuite les ouvrir à nouveau quand vous aurez fini et ainsi retrouver toutes vos données.

Créer un nouveau document

Vous pouvez créer un nouveau document en cliquant sur le menu Fichier > Nouveau document.

Récupération d'un document existant depuis le nuage

Si vous avez installé iCompta sur un autre appareil et que vous avez déjà synchronisé un document dans le nuage, vous pouvez rouvrir ce document en déplaçant la souris sur le menu Fichier > Nouveau document depuis [ iCloud | Dropbox ] et en cliquant sur le nom du document quand celui-ci apparaît.

Récupération d'un document existant depuis un autre appareil

Si vous avez installé iCompta sur un autre appareil vous pouvez également récupérer votre document en faisant une synchronisation via le réseau local. Créez un nouveau document comme expliqué ci-dessus et faites une synchronisation en réseau local en utilisant le mode remplacer.

Sauver un document

Lorsque vous faites des modifications, celles-ci sont automatiquement enregistrées à intervalle régulier mais vous pouvez également déclencher la sauvegarde du document via le menu Fichier > Enregistrer ou le raccourci clavier ⌘S. En plus de déclencher la sauvegarde, ceci a pour effet d'envoyer vos modifications dans le nuage si vous avez activé la synchronisation iCloud ou Dropbox.

Principes de base de l'interface

La fenêtre d'un document iCompta est divisée en 3 parties : une liste à gauche 1, une partie centrale 2 qui évolue en fonction de la sélection de la liste de gauche et éventuellement un panneau à droite 3 qui permet d'éditer la sélection de la partie centrale.

La liste de gauche permet d'accéder à tous les éléments principaux du document iCompta : les comptes, l'échéancier, les budgets, les rapports, les budgets, la synchronisation, les monnaies, les catégories, les titres, les règles, les taxes, les sociétés, les clients et les factures. Ces différents éléments sont détaillés dans les parties suivantes.

Tout en bas de la liste de gauche se trouve un bouton + permettant d'ajouter un compte, un rapport ou un budget et un bouton - permettant de supprimer les éléments sélectionnés. Il y a également un bouton verrouiller qui permet de protéger le document avec un mot de passe à l'ouverture.

Dans la barre de titre de la fenêtre 4 est affiché le nom du document ainsi que des boutons permettant de sauver le document, lancer une impression, gérer les configurations d'import et d'export, lancer l'application Calculette du système et enfin une barre de recherche.

Enfin une fenêtre de préférences est accessible via le menu iCompta tout en haut de l'écran.

Gestion des comptes

Création ou modification d'un compte

Vous pouvez créer un compte en cliquant sur le bouton + dans le coin en bas à gauche de la fenêtre ou en cliquant sur le menu Document > Nouveau compte. Quand vous créez un nouveau compte, une fenêtre apparaît pour vous permettre de modifier ses propriétés. Si vous souhaitez modifier un compte existant il suffit de double-cliquer dessus.

Vous pouvez modifier les propriétés suivantes dans la fenêtre de modification du compte :

Vous pouvez rechercher un établissement financier dans le champ de recherche afin de préremplir le site web et l'icône du compte.

Supprimer un compte

Vous pouvez supprimer les comptes sélectionnés en cliquant sur le bouton - dans le coin en bas à gauche. Toutes les opérations des comptes supprimés le seront également. Si certaines de ces opérations supprimées étaient des transferts vers d'autres comptes, les opérations liées resteront dans leurs comptes en tant qu'opérations standard. Si vous voulez juste ne plus afficher un compte dans la liste mais quand même pouvoir y accéder plus tard, mettez le plutôt à masqué dans la fenêtre de modification du compte.

Organiser les comptes

Vous pouvez créer des groupes de comptes et ensuite glisser/déposer des comptes dedans. Vous pouvez aussi changer l'ordre des comptes par glisser/déposer.

Un groupe de comptes affichera la somme des soldes de ses comptes convertis dans sa propre monnaie.

La liste des comptes

Le solde du compte est affiché à côté de son nom dans un badge rouge ou vert selon que le solde dépasse ou non le solde d'avertissement.

Si le solde validé est différent du solde, celui-ci s'affichera juste en dessous. Le solde validé est la somme de toutes les opérations validées et verrouillées du compte et est destiné à être comparé au solde affiché sur le site de votre banque pour vérifier qu'il n'y a pas d'erreur.

Vous pouvez choisir dans les préférences de n'afficher que le solde ou que le solde validé. Si tel est le cas, vous pouvez afficher l'autre solde en maintenant la touche ⌥ enfoncée.

Si vous avez activé les fonctions professionnelles vous pouvez choisir d'afficher le solde prévisionnel tenant compte de la TVA dans la fenêtre de préférences.

Précisions sur le solde des comptes

Le solde d'un compte correspond à la somme de toutes ses opérations excepté celles qui sont prévues (fond légèrement plus sombre) ou annulées. Il n'y a plus comme en version 4 une option permettant d'arrêter le solde à aujourd'hui, à la place c'est à vous de décider quand une opération doit être incluse dans le solde comme détaillé ci-dessous.

Lorsque vous rentrez les opérations que venez de faire vous les ajoutez dans vos comptes et elles sont prises en compte dans le solde immédiatement.

Par contre lorsque vous souhaitez entrer des opérations pour plus tard ou mettre en place des opérations répétitives, vous devez désormais le faire dans l'échéancier. Les occurrences des opérations de l'échéancier sont affichées avec un fond légèrement plus sombre dans la liste des opérations (si vous avez activé l'affichage des opérations prévues) et ne sont donc pas prises en compte dans le solde.

Lorsque vous souhaitez que les opérations prévues soient prises en compte dans le solde (le jour de leur date d'échéance par exemple) il vous suffit de cliquer sur leur petit calendrier pour les transformer en opérations "normales" et ainsi les intégrer dans le calcul du solde. Ceci est fait automatiquement par iCompta si vous avez activé l'option "Changer le statut des opérations prévues" dans les préférences.

Si vous avez importé un fichier de la version 4 dans lequel vous aviez choisi de créer automatiquement les occurrences 3 mois avant par exemple, il se peut que vous vous retrouviez avec beaucoup d'opérations dans le futur qui sont prises en compte dans le solde car elles n'ont pas ce statut "prévu". Pour remédier à cela, vous pouvez sélectionner toutes ces opérations et double cliquer sur l'une d'entre elles pour les éditer et modifier leur statut à "prévu". Vos comptes retrouveront ainsi un solde plus logique.

Gestion des personnes

Dans iCompta une personne est en fait un compte spécial destiné à être utilisé dans deux cas : pour savoir qui doit quoi à qui quand on fait des dépenses en commun et pour savoir qui est à l'origine de telle dépense ou tel revenu et ainsi faire des rapports sur qui dépense le plus dans le foyer par exemple.

Ajouter ou supprimer des personnes fonctionne de la même manière que pour les comptes.

Le montant prêté ou dû par une personne est affiché dans un badge dans la liste des comptes.

Gestion des monnaies

Vous pouvez ajouter ou supprimer des monnaies en allant sur la ligne monnaies de la liste de gauche.

iCompta peut télécharger les derniers taux de change sur Google si vous activez l'option dans les préférences.

Gestion des catégories

Vous pouvez ajouter ou supprimer des catégories en allant sur la ligne catégories de la liste de gauche.

Pour changer l'icône d'une catégorie, glissez/déposez un fichier image dans la colonne icône de la ligne de la catégorie.

Pour changer la couleur d'une catégorie, cliquez sur le carré de couleur dans la colonne couleur.

Vous pouvez indiquer si la catégorie doit être utilisée pour les dépenses, les revenus ou les deux. C'est utilisé lors de la modification de la catégorie de sous-opérations : ça n'affichera que les catégories de dépenses ou de revenus selon le montant de la sous-opération.

Vous pouvez changer l'ordre des catégories et les organiser par glisser/déposer.

Gestion des opérations

Créer une opération

Vous pouvez créer une nouvelle opération en cliquant sur le bouton + sous la liste des opérations ou en utilisant le raccourci clavier ⌘N. Vous pouvez ensuite modifier les propriétés de la nouvelle opération dans la panneau de droite. Vous pouvez aussi appliquer les règles à l'opération créée en cliquant sur le menu Opérations > Appliquer les règles à l'opération éditée ou en utilisant le raccourci clavier ⌘R.

Supprimer une opération

Vous pouvez supprimer les opérations sélectionnées en cliquant sur le bouton - sous la liste des opérations. Si vous supprimez un transfert l'opération liée sera également supprimée.

Anatomie d'une opération

Les propriétés d'une opération sont listées ci-dessous :

Anatomie d'une sous-opération

Une opération peut être ventilée en sous-opérations. Vous pouvez ajouter une nouvelle sous-opération en cliquant sur le bouton + sur la droite de la section sous-opérations et vous pouvez supprimer les sous-opérations sélectionnées en cliquant sur le bouton -. Vous pouvez sélectionner plusieurs sous-opérations en maintenant la touche ⇧ ou ⌘ en cliquant et dans ce cas modifier un champ modifiera le champ pour toutes les sous-opérations sélectionnées.

Une sous-opération a les propriétés suivantes :

Saisie d'une nouvelle opération

Voici un tutoriel qui explique comment saisir une nouvelle opération dans iCompta :

Modifier plusieurs opérations d'un coup

Vous pouvez sélectionner plusieurs opérations et double cliquer dessus pour les éditer. Les propriétés que vous modifierez seront appliquées à toutes les opérations sélectionnées d'un coup.

Vous pouvez également assigner une catégorie rapidement à une ou plusieurs opérations en faisant un clic droit sur ces opérations puis en allant sur "Affecter la catégorie".

Transferts

Pour créer un transfert, vous devez juste créer une opération et indiquer le compte lié dans le champ "Transfert vers". L'opération liée sera automatiquement créée dans l'autre compte. Quand vous modifierez le montant d'une sous-opération dans un transfert on vous demandera si vous souhaitez modifier l'autre sous-opération également.

Si vous avez des opérations existantes qui devraient être des transferts vous pouvez les sélectionner dans la liste des opérations et cliquer sur le menu Opérations > Convertir en transfert…. Il vous faudra alors choisir quelle sous-opération de la première opération il faut associer avec quelle sous-opération de la seconde.

Supprimer les opérations anciennes

Si vous voulez purger vos comptes en supprimant les opérations anciennes vous pouvez utiliser le menu Opérations > Supprimer les opérations anciennes…. Les opérations anciennes seront fusionnées en une seule nouvelle opération qui contiendra toutes les catégories des opérations purgées.

La liste des opérations

Vous pouvez changer la manière dont sont triées les opérations en cliquant sur le bouton de tri dans la barre bleue au-dessus de la liste des opérations.

Vous pouvez choisir quelles opérations seront affichées en sélectionnant les différents filtres dans cette barre bleue. Vous pouvez aussi faire un filtre personnalisé en appuyant sur le bouton avancé. Cliquer sur le bouton "Tout" permet de réafficher toutes les opérations. Par défaut les filtres ne portent que sur les opérations mais vous pouvez choisir d'appliquer les filtres des catégories et des personnes aux sous-opérations également dans les préférences.

La première ligne de colonnes (ou les 2 premières si vous avez choisi la présentation sur 2 lignes) représente les propriétés des opérations et la dernière ligne les propriétés des sous-opérations.

Vous pouvez redimensionner les différentes colonnes en déplaçant le trait de séparation entre elles. Vous pouvez réordonner les colonnes et choisir d'en masquer certaines si vous ne les utilisez pas en faisant un clic droit dans la barre des colonnes.

Vous pouvez ordonner plusieurs opérations ayant lieu le même jour par glisser/déposer. Pour pouvoir faire ça vous devez avoir ajouter le critère de tri 'Ordre manuel par glisser / déposer' (après 'Date' ou 'Date de valeur') auparavant.

Vous pouvez surligner des opérations en choisissant une couleur dans le menu Opérations > Couleur de surlignage.

Vous pouvez imprimer les opérations en cliquant sur le menu Fichier > Imprimer… ou en utilisant le raccourci clavier ⌘P. Seules les opérations actuellement affichées seront imprimées donc vous pouvez utiliser la barre de filtres pour choisir précisément ce qui sera imprimé. Vous pouvez choisir d'imprimer les opérations et/ou les sous-opérations dans les réglages du dialogue d'impression qui apparaît (Cliquez sur afficher les détails puis sélectionnez le menu iCompta dans le bouton du milieu).

Personnalisation de l'affichage

Si parmi tous les champs disponibles pour les opérations et les sous-opérations, certains ne vous sont d'aucune utilité, sachez que vous pouvez les masquer pour obtenir un affichage plus simple et plus lisible. Vous pouvez modifier les colonnes affichées dans la liste des opérations en faisant un clic droit dans la barre des colonnes et vous pouvez choisir les champs affichés dans le panneau d'édition de droite en cliquant sur la roue crantée en haut à droite de celui-ci.

Mode de calcul de l'aperçu

Vous pouvez changer la manière dont est calculée la colonne aperçu dans les préférences.

Il existe 3 modes de calcul :

Le mode de calcul n'intervient que s'il y a un filtre actif qui masque certaines opérations sinon l'aperçu sera identique pour les 3 modes.

Utilisation de l'échéancier

L'échéancier est l'endroit qui permet d'ajouter des opérations répétitives ou des opérations prévues à une date ultérieure.

La création d'une opération planifiée se fait de la même manière que pour une opération classique à la nuance près qu'il y a des champs supplémentaires :

Affichage des opérations prévues

Vous pouvez afficher les occurrences des opérations de l'échéancier dans la liste des opérations de leurs comptes en cochant la case "Afficher les opérations prévues" sous la liste des opérations. Contrairement à la version 4 d'iCompta, il ne faut plus indiquer quand créer automatiquement la prochaine occurrence d'une opération répétitive (une semaine avant, au début du mois, etc.). À là place vous n'avez qu'à indiquer la date jusqu'à laquelle vous voulez voir les opérations planifiées.

Dans les préférences, vous pouvez indiquer à iCompta de mettre à jour cette date automatiquement à la date du jour ou la fin (de la semaine | du mois | de l'année) plus une durée déterminée.

Il est important de bien comprendre la différence entre une opération planifiée (dans l'échéancier) et une ou plusieurs occurrences (dans la liste des opérations) : si vous modifiez une propriété d'une opération planifiée, le changement sera propagé à toutes ses occurrences prévues alors qu'un changement à une occurrence est limité à cette seule occurrence. Le même principe s'applique à la suppression : si vous supprimez une opération planifiée cela supprime toutes ses occurrences prévues également mais sinon vous pouvez très bien ne supprimer qu'une occurrence en particulier.

Une occurrence d'une opération planifiée est facilement identifiable par son affichage avec un fond gris dans la liste des opérations. Vous pouvez cliquer sur le petit calendrier d'une occurrence prévue pour la transformer en opération standard. A partir de ce moment, l'opération ne sera plus affectée par aucun changement sur l'opération planifiée et sera intégrée au calcul du solde.

Dans les préférences, vous pouvez indiquer à iCompta de changer automatiquement le statut des opérations prévues pour les transformer en opérations standard à leur date d'échéance.
Ce réglage ne s'applique toutefois pas aux débits différés et aux opérations de prévision de budget afin que leurs montants puissent être recalculés si vous saisissez vos opérations avec quelques jours de retard.

Utilisation des cartes de crédit

Vous pouvez créer une carte de crédit pour que iCompta crée automatiquement des virements périodiques sur le compte principal. Dans la fenêtre de modification du compte indiquez le compte débité et la fréquence des virements et iCompta se chargera de calculer la somme de toutes les opérations depuis le précédent virement et créera un nouveau virement entre les deux comptes.

Si vous ne voyez pas les champs de configuration de la carte de crédit, agrandissez la fenêtre ou faites la défiler vers le bas.

Utilisation des comptes épargne

Vous pouvez créer un compte épargne pour qu'iCompta calcule le montant approximatif des intérêts que vous allez gagner. Dans la fenêtre de modification du compte indiquez la fréquence des intérêts et les différents taux avec leurs dates d'entrée en vigueur. Quand votre banque vous paie les intérêts, vous pouvez cliquer sur le petit calendrier de l'opération calculée par iCompta pour la transformer en opération standard et ainsi pouvoir la modifier pour mettre le montant final.

Si vous ne voyez pas les champs de configuration du compte épargne, agrandissez la fenêtre ou faites la défiler vers le bas.

Gestion des prêts

Vous pouvez créer un prêt si vous voulez savoir combien de capital il vous reste à rembourser et combien d'intérêts et d'assurance vous avez payé par exemple. Dans la fenêtre de modification du compte vous pouvez indiquer le montant du prêt, son taux (sans l'assurance) et le montant de l'assurance ajouté à chaque échéance. iCompta créera alors automatiquement les transferts entre le compte prêt et le compte principal.

Si vous ne voyez pas les champs de configuration du prêt, agrandissez la fenêtre ou faites la défiler vers le bas.

La chose importante à se rappeler c'est que le solde du compte de prêt est en fait le capital restant à payer.

Si une échéance pour un mois donné est différente de celle calculée par iCompta vous pouvez cliquer sur le petit calendrier de l'opération calculée par iCompta pour la transformer en opération standard et ainsi pouvoir la modifier pour la faire correspondre à la réalité. Cela peut être le cas notamment si vous payez des intérêts intercalaires pendant la construction de votre maison. Si la banque ajoute les intérêts intercalaires au montant du prêt lorsque la maison est finie, alors vous n'avez qu'a créer une opération de ce montant supplémentaire dans le compte de prêt.

Téléchargement des opérations

Téléchargement des opérations depuis le site de sa banque

Si vous avez entré le site web de votre banque dans la fenêtre de modification du compte, vous pouvez cliquer sur l'icône globe sous la liste des opérations pour afficher le navigateur intégré. Vous pouvez mémoriser votre identifiant et mot de passe dans le trousseau d'accès du système en utilisant le second bouton à droite de la barre d'adresse si vous ne voulez pas le saisir à chaque fois. Si vous le faîtes, la prochaine fois que vous arriverez sur la page de connexion vous pourrez cliquer sur le bouton crayon pour remplir le formulaire automatiquement. Ensuite il faut que vous naviguiez jusqu'à la page de téléchargement du site de votre banque et que vous téléchargiez un fichier. iCompta ouvrira automatiquement une fenêtre d'import quand le fichier sera téléchargé.

Si vous avez installé un utilitaire de surveillance du réseau comme Little Snitch, il se peut que vous voyiez des alertes à propos d'iCompta essayant de se connecter à des sites inconnus. Cela est certainement dû au fait que la page d'accueil du site de votre banque se connecte automatiquement à ces sites.

Utilisation du téléchargement direct OFX

Si votre banque propose le téléchargement direct OFX, vous pouvez télécharger directement vos opérations dans iCompta. Cliquez sur le bouton d'import automatique dans la barre d'outils de la fenêtre puis sur le bouton ajouter. Choisissez Téléchargement direct OFX, recherchez votre banque via le champ de recherche et entrez votre identifiant et mot de passe. Cliquez sur le bouton de connexion et choisissez le compte que vous souhaitez télécharger. Répétez ces étapes si vous souhaitez télécharger un autre compte.

Lancer le téléchargement automatique

Si vous avez créé des configurations d'import automatique vous pouvez les lancer avec le menu Opérations > Lancer l'import automatique ou le raccourci clavier ⌘D. Vous pouvez également lancer l'import automatique à l'ouverture d'un document en activant l'option dans les préférences.

Importer vos données

Vous pouvez importer des opérations en cliquant sur le menu Opérations > Importer… ou en utilisant le raccourci clavier ⌘I. Une fenêtre apparaîtra pour choisir le fichier à ouvrir et son format parmi QIF, OFX, CSV, XML et JSON.

Réglages

L'écran des réglages apparaîtra ensuite pour vous permettre d'entrer les propriétés suivantes :

Réglages CSV

Réglages XML

Exemple 1
<accounts>
   <account>
      <name>Account 1</name>
      <number>123456</number>
      <transactions>
         <transaction>
         ...
            <splits>
               <split>
                  ...
               </split>
               <split>
                  ...
               </split>
            </splits>
         </transaction>
      </transactions>
   </account>
</accounts>

Exemple 2
<account name='Account 1' number='123456'>
   <transaction>
      ...
     <split>
        ...
     </split>
     <split>
        ...
     </split>
   </transaction>
</account>

Réglages JSON

Exemple
{
   "accounts": [
      {
         "name": "Account 1",
         "number": "123456",
         "transactions": [
            {
               ...
               "splits": [
                  {
                     ...
                  }
               ]
            }
         ]
      }
   ]
}

Correspondance des champs

La fenêtre de correspondance des champs apparaît ensuite pour que vous indiquiez comment faire correspondre les champs d'iCompta avec ceux du fichier. Pour les fichiers QIF et OFX la correspondance est prédéfinie et n'apparaîtra pas à moins que vous ne mainteniez la touche ⌥ en validant les réglages d'import.

Valeurs non connues

Si le fichier importé contient des catégories qui n'existent pas dans votre document par exemple, iCompta vous demandera si vous voulez les créer ou en utiliser une autre qui existe déjà à la place.

Résultats

Quand l'import est fini, iCompta affiche les opérations importées dans le milieu de la fenêtre des résultats. La colonne de choix liste les actions possible pour chaque opération. Vous pouvez l'ignorer, l'importer ou la rapprocher d'une ou plusieurs opérations existantes. Si vous n'avez pas activé le rapprochement dans les options d'import le choix sera sur importer sinon il sera sur rapprocher si une opération existante a été trouvée et que son statut est prévue ou créée ou sur ignorer si une opération existante a été trouvée et que son statut est validée ou verrouillée.

Le rapprochement automatique fonctionne parfaitement dans la plupart des cas mais imaginons que vous ayez créé une opération planifiée pour votre salaire et que ce mois-ci vous recevez une prime. Quand vous téléchargerez les dernières opérations depuis votre banque, iCompta ne trouvera pas d'opération existante pour votre salaire car le montant diffère à cause de la prime. Dans ce cas, vous pouvez sélectionner l'opération salaire importée dans la liste du milieu et vous verrez qu'iCompta met à jour la barre des filtres de la liste du bas en fonction des critères que vous avez spécifié lors des réglages d'import. Vous n'avez qu'à changer les valeurs dans la barre des filtres du bas pour en faire en sorte que la salaire existant apparaisse puis vous le sélectionnez. Maintenant vous pouvez cliquer sur le bouton importer de la ligne de l'opération salaire importée et sélectionner rapprocher.

Vous pouvez aussi rapprocher une seule opération importée avec plusieurs opérations existantes. Cela peut être le cas si vous avez reçu plusieurs chèques et créé une opération pour chacun d'eux dans iCompta mais que la banque n'a qu'une seule ligne pour l'ensemble. Dans ce cas il faut procéder de la même manière que ci-dessus excepté qu'il faut sélectionner plusieurs opérations dans la liste du bas. Inversement vous pouvez aussi rapprocher plusieurs opérations importées avec une seule ou plusieurs opérations existantes. Vous n'avez qu'à sélectionner plusieurs opérations importées, ensuite sélectionner une ou plusieurs opérations existantes et enfin faire un clic droit sur les opérations importées sélectionnées et choisir rapprocher.

Vous pouvez sauver la configuration d'import en cliquant sur le bouton sauver pour pouvoir la réutiliser avec d'autres fichiers. Vous pouvez voir et gérer les configurations d'import sauvées en cliquant sur le menu Opérations > Gérer les configurations d'import….

Exporter vos données

Vous pouvez exporter vos opérations en cliquant sur le menu Opérations > Exporter… ou en utilisant le raccourci clavier ⌘E. Seules les opérations actuellement affichées dans la liste des opérations seront exportées donc vous pouvez utiliser la barre des filtres pour choisir précisément ce qui sera exporté. Une fenêtre apparaîtra pour choisir l'emplacement du fichier à sauver et son format parmi QIF, OFX, CSV, XML et JSON.

Réglages

L'écran des réglages apparaîtra ensuite pour vous permettre d'entrer les propriétés suivantes :

Réglages CSV

Réglages XML

Réglages JSON

Correspondance des champs

La fenêtre de correspondance des champs apparaît ensuite pour que vous indiquiez quels champs d'iCompta exporter et sous quel nom. Pour les fichiers QIF et OFX la correspondance est prédéfinie et n'apparaîtra pas à moins que vous ne mainteniez la touche ⌥ en validant les réglages d'export.

Valeurs non connues

Si le format d'export requiert des valeurs définies pour certains champs, iCompta vous demandera quelles valeurs utiliser à la place des valeurs d'iCompta.

Résultats

Vous pouvez sauver la configuration d'export en cliquant sur le bouton sauver pour pouvoir la réutiliser avec d'autres fichiers. Vous pouvez voir et gérer les configurations d'export sauvées en cliquant sur le menu Opérations > Gérer les configurations d'export….

Rapprochement

Les différentes étapes de la vie d'une opération

Une opération est définie par son statut :

Il y a différentes manières de faire le rapprochement selon que vous entrez vous-même vos opérations dans iCompta ou que vous les téléchargez.

Saisie manuelle : vérifier le solde validé

Si vous entrez vous-même vos opérations dans iCompta vous devez sans doute ouvrir le site de votre banque de temps en temps pour regarder quelles opérations sont passées. Pour ces opérations, passez le statut de créé ou prévu à validé en cliquant sur l'icône du statut de l'opération. Une fois terminé vérifiez que le solde validé du compte affiché par iCompta est le même que celui affiché sur le site web. S'il est différent cela signifie que vous avez sans doute oublié d'entrer des opérations ou bien que certains montants ne sont pas corrects.

Vous pouvez également télécharger vos opérations depuis votre banque comme méthode alternative de la précédente. Dans les réglages d'import, veillez à ce que mettre le statut des opérations importées à validé par défaut et faire un rapprochement avec les opérations existantes soient activés puis choisissez de mettre à jour le statut des opérations existantes. Ca revient exactement au même que la méthode ci-dessus mais de manière plus automatique.

Téléchargement uniquement : vérifier les opérations

Si vous téléchargez uniquement vos opérations dans iCompta vous devez sans doute les vérifier de temps en temps pour vous assurer qu'il n'y a pas d'erreur. Les opérations que vous téléchargez sont ajoutées avec le statut importé dans iCompta. Si tout va bien, passez le statut de importé à validé en cliquant sur l'icône du statut de l'opération. Vous pouvez ainsi voir quelles opérations restent à vérifier en utilisant le filtre "En cours" de la liste des opérations qui masque les opérations validées.

Utiliser le panneau des relevés de banque

Si vous souhaitez aller plus loin et comparer vos opérations dans iCompta avec vos relevés de banque vous pouvez utiliser le panneau à cet effet sous la liste des opérations. Cliquez sur faire un rapprochement pour commencer. Si c'est le premier rapprochement que vous faites il faudra entrer le solde initial du relevé sinon le solde final du précédent relevé sera inscrit. Entrez le solde final et vous verrez que la différence est mise à jour. Vous remarquerez la présence d'une nouvelle colonne dans la liste des opérations qui vous permet de cocher les opérations présentes sur votre relevé. Quand vous cochez les opérations la différence est mise à jour donc à la fin elle doit être de 0 s'il n'y a pas d'erreurs. A ce moment là vous pouvez valider pour que le statut des opérations cochées passe à verrouillé et qu'une nouvelle ligne apparaisse dans la liste des relevés de banque. Plus tard vous pourrez double cliquer dessus pour afficher les opérations du relevé.

Générer des rapports

Résumé des comptes

Vous pouvez imprimer la liste des comptes avec leurs soldes en cliquant sur le menu Fichier > Imprimer… ou en utilisant le raccourci clavier ⌘P lorsqu'aucun élément n'est sélectionné dans la liste de gauche. Si un compte est sélectionné cela imprimera ses opérations à la place.

Évolution du solde

Vous pouvez afficher le graphique d'évolution du solde en cliquant sur le bouton sous la liste des opérations. Le solde est affiché en bleu accompagné de trois lignes pointillées représentant le solde minimum, le solde maximum et le solde moyen.

Si la date de fin du graphique est après aujourd'hui et que vous avez activé l'option, la tendance du compte sera affichée en bleu foncé. La tendance est basée sur les revenus moyens et les dépenses moyennes des mois précédents.

Quand vous cliquez sur le graphique, une bulle noire affiche la date et le solde correspondants à la position de la souris.

Vous pouvez double cliquer sur un axe pour agrandir le graphique. Si vous maintenez ⌥ cela le fera rétrécir à la place.

Vous pouvez imprimer le graphique d'évolution du solde en faisant un clic droit dessus et en sélectionnant imprimer.

Évolution du patrimoine

Vous pouvez obtenir un graphique d'évolution de votre patrimoine en mettant une fréquence (1 an par exemple) dans les options en haut à droite du graphique d'évolution du solde.

Création et personnalisation d'un rapport

Vous pouvez créer un nouveau rapport en cliquant sur le menu Document > Nouveau rapport.

Vous pouvez modifier les propriétés suivantes d'un rapport :

Rapport de sous-opérations

Vous pouvez double cliquer sur une ligne pour afficher les opérations correspondantes. Vous pouvez également appuyer sur espace lorsqu'une ligne est sélectionnée pour prévisualiser les opérations correspondantes.

Vous pouvez exporter les lignes sélectionnées au format CSV en faisant un copier/coller ou en faisant un glisser/déposer sur le bureau.

Vous pouvez imprimer le rapport en cliquant sur le menu Fichier > Imprimer… ou en utilisant le raccourci clavier ⌘P.

Rapport comparatif

Vous pouvez double cliquer sur une ligne pour afficher les opérations correspondantes. Vous pouvez également appuyer sur espace lorsqu'une ligne est sélectionnée pour prévisualiser les opérations correspondantes.

Vous pouvez exporter les lignes sélectionnées au format CSV en faisant un copier/coller ou en faisant un glisser/déposer sur le bureau.

Vous pouvez imprimer le rapport en cliquant sur le menu Fichier > Imprimer… ou en utilisant le raccourci clavier ⌘P.

Diagramme camembert

Vous pouvez choisir le groupe à afficher en cliquant sur le bouton sous les camemberts.

Vous pouvez double cliquer sur une part pour afficher les opérations correspondantes. Vous pouvez également appuyer sur espace lorsqu'une part est sélectionnée pour prévisualiser les opérations correspondantes.

Vous pouvez imprimer le rapport en cliquant sur le menu Fichier > Imprimer… ou en utilisant le raccourci clavier ⌘P.

Diagramme en barres

Vous pouvez double cliquer sur un axe pour agrandir le graphique. Si vous maintenez ⌥ cela le fera rétrécir à la place.

Vous pouvez double cliquer sur une barre pour afficher les opérations correspondantes. Vous pouvez également appuyer sur espace lorsqu'une barre est sélectionnée pour prévisualiser les opérations correspondantes.

Vous pouvez imprimer le rapport en cliquant sur le menu Fichier > Imprimer… ou en utilisant le raccourci clavier ⌘P.

Surveiller son budget

Un budget permet de surveiller les dépenses et les revenus de manière périodique. Vous devez définir combien vous prévoyez de dépenser et combien vous prévoyez de gagner par mois par exemple et vous pourrez ainsi voir si vous restez dans les cordes ou non.

Créer ou modifier un budget

Vous pouvez créer un budget en cliquant sur le bouton + dans le coin en bas à gauche de la fenêtre ou en cliquant sur le menu Document > Nouveau budget. Quand vous créez un nouveau budget, une fenêtre apparaît pour vous permettre de modifier ses propriétés. Si vous souhaitez modifier un budget existant il suffit de double-cliquer dessus.

Vous pouvez modifier les propriétés suivantes dans la fenêtre de modification du budget :

Vous pouvez changer le montant défini pour une catégorie à tout moment et on vous demandera si vous souhaitez modifier toutes les périodes ou seulement celles à venir. Si vous souhaitez ajuster le montant de certaines périodes en particulier uniquement, vous pouvez le faire en appuyant sur le petit crayon à côté du montant budgeté sur une ligne lorsque vous visualisez les périodes d'un budget.

Si vous voulez allouer un montant pour toutes vos catégories vous pouvez faire un clic droit sur la liste des lignes et un menu contextuel apparaîtra permettant de créer automatiquement une ligne pour chaque catégorie manquante. Le menu contextuel permet également de modifier les dates de début ou de fin de toutes les lignes sélectionnées d'un coup.

Vous pouvez aussi créer un budget dont les lignes seront prédéfinies en cliquant sur le menu Opérations > Créer un nouveau budget à partir des dépenses et revenus moyens des opérations sélectionnées….

Supprimer un budget

Vous pouvez supprimer les budgets sélectionnés en cliquant sur le bouton - dans le coin en bas à gauche. Si vous voulez juste ne plus afficher un budget dans la liste mais quand même pouvoir y accéder plus tard, mettez le plutôt à masqué dans la fenêtre de modification du budget.

Surveiller un budget avec les barres de progression

La première façon de surveiller un budget est de regarder les barres de progression en cliquant sur l'icône dans la barre du bas lorsqu'un budget est sélectionné.

Vous pouvez double-cliquer sur une ligne pour afficher les opérations correspondantes. Vous pouvez également appuyer sur espace lorsqu'une ligne est sélectionnée pour prévisualiser les opérations correspondantes.

Si vous n'avez pas dépensé tout l'argent prévu pour un mois donné vous pouvez choisir d'ajouter le reste au budget du mois suivant en activant la propagation de la situation finale des périodes aux suivantes.

Surveiller un budget avec les enveloppes

La deuxième façon de surveiller un budget est d'utiliser les enveloppes en cliquant sur l'icône dans la barre du bas lorsqu'un budget est sélectionné. Dans ce mode, les lignes de revenus sont affichées comme des piles de billets et les lignes de dépenses comme des enveloppes. Vous devez glisser/déposer des billets sur les enveloppes pour les remplir.

Visualiser les différentes périodes d'un budget

Il y a plusieurs façons de choisir quelles périodes d'un budget sont affichées.

En activant le navigateur vous pourrez voir l'ensemble des périodes d'un budget d'un coup d'oeil. Si vous sélectionnez une ligne, cela sélectionnera également les périodes correspondantes dans la partie principale.
Le navigateur affiche les périodes pour l'ensemble des lignes de budget ou seulement les lignes de budget sélectionnées dans la partie principale le cas échéant. Pour chaque période sont affichés les dépenses, les revenus, le résultat cumulé des dépenses et des revenus et enfin le total des sous-opérations incluses dans la période.

Vous pouvez également mettre une date dans le champ "Afficher la situation du". Cela sélectionnera la période courante à cette date pour chaque ligne.

Comme n'importe quel champ de date dans iCompta vous pouvez changer la date dans le champ "Afficher la situation du" avec les flèches du clavier comme décrit dans la section opérations.

Enfin, si vous souhaitez avoir plus de contrôle, vous pouvez choisir les périodes à afficher pour chaque catégorie en cliquant sur le bouton des périodes en haut à droite de chaque ligne.

Suivre ses investissements

Gérer les titres

Vous pouvez ajouter ou supprimer des titres en allant sur la ligne titres de la liste de gauche.

Quand vous entrez le symbole d'un titre, iCompta télécharge les derniers cours depuis un site externe si vous avez activé l'option dans les préférences. Vous pouvez aussi entrer les cours vous même ou les importer depuis un fichier CSV dans le panneau prévu à cet effet en cliquant sur le deuxième bouton de la barre du bas.

Vous pouvez voir l'évolution d'un ou plusieurs titres en cliquant sur le troisième bouton de la barre du bas. Vous pouvez double cliquer sur un axe pour agrandir le graphique. Si vous maintenez ⌥ cela le fera rétrécir à la place.

Créer un compte titres

Maintenant que vous avez ajouté des titres vous pouvez créer un compte et change son type à investissement. Quand vous créez une opération dans le compte titres vous pouvez indiquer si elle liée à un titre et le type de mouvement (achat, vente, etc.) ainsi que le nombre de parts.

Surveiller son portefeuille

Vous pouvez visualiser la santé de votre portefeuille boursier en affichant le panneau titres via le huitième bouton sous la liste des opérations.

Ce panneau affiche l'ensemble des titres possédés dans les comptes sélectionnés et pour chaque titre :

Gérer les dépenses à plusieurs

Les opérations partagées ont pour but de résoudre le problème fréquent de qui doit combien à qui lorsqu'on achète des choses à plusieurs. Pour ce faire, vous devez créer une sous-opération pour chaque participant dans l'opération partagée.

Créer des règles pour automatiser les choses

Vous pouvez ajouter ou supprimer des règles en allant sur la ligne règles de la liste de gauche. Une règle permet d'effectuer des actions sur les opérations lorsqu'un ensemble de conditions est vérifié.

Vous pouvez appliquer les règles aux opérations sélectionnées en cliquant sur le menu Opérations > Appliquer les règles aux opérations sélectionnées ou en utilisant le raccourci clavier ⌘R.

Les règles sont évaluées successivement dans l'ordre dans lequel elles sont classées dans la liste.

Ajouter un mot de passe à l'ouverture

Vous pouvez ajouter un mot de passe à l'ouverture en cliquant sur le bouton verrouiller dans le coin en bas à gauche de la fenêtre. La prochaine fois que vous ouvrirez le document vous devrez entrer le mot de passe pour voir les données.

Veuillez noter que contrairement à iCompta 4, il ne s'agit que d'une protection logicielle et le fichier sur le disque n'est pas crypté.

Synchronisation

Vous pouvez synchroniser votre document avec d'autres ordinateurs ou appareils en utilisant iCloud, Dropbox ou le réseau local.

Par défaut la synchronisation iCloud ou Dropbox se fait automatiquement en tâche de fond mais vous pouvez choisir de le faire manuellement en allant dans les préférences.

iCloud

Pour permettre la synchronisation iCloud vous devez être connecté à iCloud via les Préférences Système et avoir activé "Documents et données" si vous êtes sous OS X 10.9 ou "iCloud Drive" si vous êtes sous OS X 10.10.

Vous pouvez activer la synchronisation iCloud dans la ligne synchronisation de la liste de gauche. Si activée, iCompta enverra votre document sur iCloud chaque fois que vous le sauverez. A partir de là vous pouvez ouvrir ce document sur un autre appareil et faire des changements. Quand vous sauverez sur l'autre appareil, iCompta sera notifié et affichera une nouvelle ligne sous la section iCloud. Si la synchronisation automatique est activée, les changements seront automatiquement intégrés après quelques instants sinon vous pouvez double cliquer sur cette ligne pour lancer une synchronisation avec les données modifiées. Le document ne sera pas envoyé sur iCloud, même si vous le sauvez, tant que toutes les autres versions disponibles n'auront pas été traitées.

Dropbox

Pour permettre la synchronisation Dropbox vous devez avoir un compte Dropbox et vous y connecter via le bouton de connexion de la ligne Dropbox.

Vous pouvez activer la synchronisation Dropbox dans la ligne synchronisation de la liste de gauche. Si activée, iCompta enverra votre document sur Dropbox chaque fois que vous le sauverez. A partir de là vous pouvez ouvrir ce document sur un autre appareil et faire des changements. Quand vous sauverez sur l'autre appareil, iCompta sera notifié et affichera une nouvelle ligne sous la section Dropbox. Si la synchronisation automatique est activée, les changements seront automatiquement intégrés après quelques instants sinon vous pouvez double cliquer sur cette ligne pour lancer une synchronisation avec les données modifiées. Le document ne sera pas envoyé sur Dropbox, même si vous le sauvez, tant que toutes les autres versions disponibles n'auront pas été traitées.

Si vous utilisez la synchronisation Dropbox un dossier Applications/iCompta sera créé dans votre dossier Dropbox.

Pas à pas pour activer la synchronisation via Dropbox ou iCloud

Que ce soit via Dropbox ou iCloud, vous n'avez pas besoin de mettre votre fichier de comptes directement dans iCloud ou votre dossier Dropbox. Au contraire laissez-le dans votre dossier Documents par exemple car c'est iCompta qui va se charger de mettre la base de données dans le nuage.

En cas d'échec de synchronisation

A cause du sandboxing, il peut arriver qu'iCompta n'ait pas le droit d'ouvrir un fichier présent sur le cloud pour lancer la synchronisation et dans ce cas vous verrez apparaître un message de ce genre :

Il vous faut juste cliquer sur le fichier indiqué puis sur "Autoriser l'accès".

Il peut arriver également que la fenêtre de sélection du fichier ne s'ouvre directement au bon endroit, vous empêchant donc de sélectionner le fichier indiqué. Dans ce cas, faites "Annuler" puis allez sur la ligne Synchronisation de la liste de gauche et sélectionnez la version qui est en erreur. Appuyez sur la touche de suppression ou cliquez sur le menu Édition > Supprimer afin d'annuler la synchronisation avec cette version puis resauvegardez depuis l'appareil à l'origine de cette version afin de créer une nouvelle qui devrait se synchroniser sans problème.

Réseau local

Pour synchroniser avec d'autres appareils sur le réseau local, iCompta doit être lancé et la ligne synchronisation sélectionnée sur chaque appareil. Les appareils reconnus seront affichés sous la section réseau local et vous pourrez double cliquer sur une ligne pour lancer la synchronisation. Une demande d'autorisation apparaîtra sur l'autre appareil si c'est la première fois. Contrairement à la synchronisation dans le nuage, il y a 3 modes de synchronisation différents :

Si iCompta est lancé avec la ligne synchronisation sélectionnée sur chaque appareil et que tous les appareils sont connectés au même réseau local mais que vous ne voyez aucun appareil dans la section réseau local, essayez de redémarrer votre box ADSL ou votre routeur WiFi.

La fenêtre des modifications de synchronisation

Quand vous synchronisez avec les derrières données dans le nuage ou avec un autre appareil en réseau local, iCompta fait toujours la même chose. D'abord il récupère les données et compare avec les données actuelles pour voir ce qui diffère. Ensuite il vous présente une liste des changements entre les 2 documents avec la valeur courante à gauche et la valeur dans l'autre document à droite. La valeur la plus récente est automatiquement sélectionnée et l'autre est affichée en transparence. Vous pouvez cliquer sur l'autre valeur si besoin pour la choisir à la place.

Fonctions professionnelles

Vous pouvez activer les fonctions professionnelles dans les préférences.

Gérer les taxes

Vous pouvez ajouter ou supprimer des taxes en allant sur la ligne taxes de la liste de gauche.

Gérer les sociétés

Vous pouvez ajouter ou supprimer des sociétés en allant sur la ligne sociétés de la liste de gauche.

Gérer les clients

Vous pouvez ajouter ou supprimer des clients en allant sur la ligne clients de la liste de gauche.

Le montant qu'un client doit encore vous payer est affiché sur sa ligne avec une barre de progression.

Faire des factures

Vous pouvez ajouter ou supprimer des factures en allant sur la ligne factures de la liste de gauche.

Vous pouvez créer automatiquement l'opération correspondant à une facture en faisant un clic droit dessus puis en choisissant "Créer l'opération…".

Vous pouvez imprimer ou envoyer une facture par email en faisant un clic droit dessus. Pour cela vous devez avoir créé au préalable un modèle de facture en cliquant sur le bouton des modèles sous la liste des factures. Les modèles de facture doivent être écrits en HTML et sont ensuite traités par le MGTemplateEngine (Crédits à Matt Gemmell). Vous pouvez trouver plus d'information sur la syntaxe du moteur de modèles ici (en anglais).

Les variables de facture utilisables dans les modèles sont company.name, company.logo, company.logoWidth, company.logoHeight, company.identificationNumber, company.taxesNumber, company.address, company.phone, company.mail, company.webSite, type, number, date, dueDate, title, comment, client.name, client.address, client.phone, client.mail, discount, amountWithoutTaxes, taxes, taxesDetails, amount et items.
Les variables de ligne utilisables dans les modèles sont title, details, amount, amountIncludesTaxes, quantity, taxesName, taxesRate, taxesCategory, totalWithoutTaxes, taxes, total, free et category.

Générer un rapport de TVA

Vous pouvez créer un nouveau rapport en cliquant sur le menu Document > Nouveau rapport. Un rapport de TVA est semblable à un rapport de sous-opérations si ce n'est qu'il est groupé par catégorie de TVA.