íNDICE gENERAL
1.2 Instalación y actualizaciones
1.4 Configuración a cargo del instalador
1.5 Configuración a cargo del usuario
2.1 Aspecto general de Agromaq XM.
2.2 Estructura de menús y ventanas
2.3 Controles y botones básicos de la aplicación.
2.3.7 Otros Controles comunes.
3 ESTRUCTURA DETALLADA DE AGROMAQ XM
3.1.1.7 Artículos (Repuestos).
3.1.7.7 Gastos Administrativos
3.2.1.4 Condiciones Económicas
3.2.2.3 Gastos Extraordinarios
3.4.1 Configuración de empresa
3.4.5 Hacer Copia de seguridad
3.4.6 Restaurar copia de seguridad
3.4.7 Cargar fichero de opciones de Internet
Agromaq XM es el programa de gestión de maquinaria agrícola, que permite optimizar el uso del parque de maquinaria atendiendo a diversos parámetros. Agromaq XM, permite llevar un control de costes por máquina, gestionar los recursos humanos y controlar los consumos.
Agromaq XM, es por tanto, el programa que permite llevar una gestión eficiente a empresas o grupos sobre su parque de maquinaria agrícola.
Todas las instalaciones y actualizaciones de Agromaq XM deben ser realizadas por el servicio técnico autorizado.
Para un correcto funcionamiento de Agromaq XM debemos disponer de los siguientes requisitos mínimos de software y hardware.
Cuando se realiza la instalación de Agromaq XM, siempre por el servicio técnico autorizado, se realiza la configuración de dos apartados imprescindibles para el correcto funcionamiento de Agromaq XM.
El instalador cumplimentará los siguientes apartados:
· Configuración de Empresa.
· Tablas auxiliares.
El usuario, tiene acceso a los apartados configurados por el instalador, si bien no es recomendable que varíe la información contenida en algunos puntos. Para una mayor información vea los apartados de Tablas Auxiliares (Pág. 19) y Configuración de Empresa (Pág. 89) en este mismo manual.
El usuario, como configuración obligatoria, debe de introducir unos datos mínimos referentes a Tarifas, para luego poder agregar los demás datos de Clientes, Máquinas, Operarios, etc.. Para poder comenzar el trabajo propiamente dicho de gestión.
Para configurar los puntos obligatorios consulte la sección de Tarifas (Pág. 27) en este manual y todos los demás apartados referentes a Ficheros (Pág. 19), en función de la información a registrar.
Agromaq XM es un programa diseñado para trabajar en un entorno gráfico y bajo plataforma Windows, por lo que su aspecto es análogo a los programas que funcionan sobre dicho sistema.
Agromaq XM se ejecuta accediendo al icono correspondiente situado en el escritorio, o bien mediante el menú inicio, grupo programas, Agromaq XM.
Una vez ejecutado, debemos de ver una ventana principal de programa y dentro de ella, ya listos para trabajar la ventana de partes. Un menú de opciones, desde donde podremos acceder a todas las opciones del programa que se irán desarrollando en sus propias ventanas, pudiendo estar varias ventanas abiertas al mismo tiempo.
Al igual que cualquier programa Windows podremos minimizar, restaurar, maximizar o cerrar las ventanas desde el conjunto de botones que a tal efecto presentan las ventanas de Agromaq XM.
El menú que presenta Agromaq XM se compone de 5 apartados
Desde dónde podemos gestionar todos los ficheros maestros de la aplicación, cada opción nos llevará a su ventana correspondiente salvo la última opción [AUXILIARES], que nos muestra las tablas auxiliares, las cuales se abren en sus correspondientes ventanas. Estas opciones son las siguientes.
o Clientes / socios. Para gestionar los datos personales relativos a clientes.
o Operarios. Desde donde gestionaremos los datos generales de los operarios, encargados de realizar las distintas tareas con la maquinaria.
o Proveedores. Donde incluimos los datos de cada uno de los proveedores de maquinaria o artículos relacionados con la misma.
o Productos. En este apartado incluiremos aquellos productos que participan directamente en los trabajos, bien como consumibles, bien como resultado del trabajo propiamente dicho.
o Lugares. En este fichero se recopilan los distintos lugares de trabajo y la relación existente entre lugar y cliente socio.
o Máquinas. Este punto, es uno de los más interesantes del programa, debido esto al gran volumen de información del que se dispone referente a cada una de las máquinas del parque.
o Facturas. Fichero que contiene la relación de facturas emitidas para su posterior gestión. La emisión de las mismas viene desde la opción facturación del menú utilidades.
o Auxiliares. Esta opción da acceso a las distintas tablas auxiliares disponibles en la aplicación. Las tablas auxiliares se pretende que sean homogéneas entre las distintas instalaciones que dependen del mismo grupo de empresas. Por ello se descargan desde un servidor central y/o se actualizan por el servicio técnico autorizado, para garantizar la correcta obtención de resultados estadísticos de todo el grupo. Esto no excluye la posibilidad de agregar datos particulares por el propio usuario, previa consulta con el servicio técnico autorizado, y teniendo en cuenta el consiguiente problema a la hora de obtener datos estadísticos de todo el grupo.
§ Tipos de máquinas. Contiene los distintos tipos de máquinas que se gestionan en el grupo de empresas. Los datos deben de ser descargados del servidor central y se recomienda no incluir tipos particulares por el usuario.
§ Tipos de trabajos. Al igual que el apartado anterior, tendremos trabajos tipo que pueden realizar las distintas máquinas del grupo. Serán descargados del servidor central y también se recomienda no incluir tipos particulares por el usuario.
§ Tipos de incidencias. Las posibles incidencias también se registraran de forma uniforme en todo el grupo. Así pues aquí también se descargan del servidor central y no se deben incluir tipos particulares por parte del usuario.
§ Tipos de gastos. Posibles gastos que se podrán registrar, también se pretende controlar estadísticamente para todo el grupo, por lo que también han de ser descargados del servidor central.
§ Puntos de revisión. Son las operaciones que se realizarán en cada revisión de una máquina determinada. Estos puntos son comunes para las máquinas de un mismo tipo dentro del grupo. Por esto último debemos descargar del servidor central los puntos de revisión.
§ Averías. Al igual que los puntos de revisión, las averías se registran para cada tipo de máquina, siendo comunes para todo el grupo. Al igual que los puntos de revisión se descargan del servidor central.
§ Artículos. Se cumplimentan las fichas de los distintos artículos y su relación con las máquinas.
§ Tarifas. En este punto se especifican las tarifas a aplicar para las distintas tareas a realizar. Este apartado es cumplimentado por el usuario y obligatoriamente ha de contener al menos una tarifa.
§ Tarifas de productos. Lugar donde se recogen los nombres y porcentajes generales para las tarifas de productos, la configura el usuario y también cada cliente debe de tener asignada una tarifa de productos.
§ Zonas. Se registra en este punto las zonas geográficas donde se pueden realizar los trabajos. También aquí se cumplimenta por parte de usuario.
§ Códigos Postales. En este apartado disponemos del fichero de códigos postales suministrado por el servicio de correos, si bien podremos añadir y/o modificar aquellos códigos que consideremos oportuno.
Recomendación. Como se puede apreciar la mayoría de tablas auxiliares deben de ser descargadas y actualizadas desde el servidor central. Si el usuario necesita añadir un nuevo dato a alguna de estas tablas, se recomienda comunicarlo primero al responsable de la gestión de dichas tablas en el servidor central, para que pueda incluir dicha sugerencia para todo el grupo si lo considera necesario o bien ofrecernos una solución para registrar correctamente los datos en nuestro sistema.
Desde esta opción accedemos a la parte central de Agromaq XM. Tendremos la posibilidad de abrir la ventana que contiene las fichas correspondientes a:
o Trabajos. Donde se generan los distintos trabajos, que luego se realizan y con los que crearemos los correspondientes partes.
o Partes de trabajo. Donde gestionamos los partes de trabajos que se van realizando con cada una de las máquinas. Además de todos los posibles sucesos que se producen durante el uso de las mismas.
o Partes de mantenimiento. Donde se recogen las revisiones periódicas realizadas sobre las máquinas, con todos los puntos a tener en cuenta y su estado.
o Partes de gasoil. En este apartado se registran las cargas de combustible para cada máquina.
o Partes de avería. Registramos las correspondientes averías de cada máquina, pudiendo generar ya desde este punto los correspondientes partes de reparación de dicha avería.
o Partes de reparación. En este punto registramos las reparaciones realizadas a una determinada máquina, cada parte de reparación puede incluir varios partes de averías. Además llevamos el control de los repuestos necesarios para realizar dichas reparaciones y los costes correspondientes.
o Análisis de campaña. Desde este punto obtenemos información referente a la maquinaria empleada para realizar un trabajo determinado durante una campaña de un año determinado. Dispondremos de un amplio análisis pormenorizado de cada máquina empleada en dicha labor.
o Configuración empresa. En este apartado que debe quedar configurado desde el momento de la instalación se introducen en el programa mediante tres fichas los siguientes datos:
§ Datos. Los datos identificativos de la empresa propietaria del parque de maquinaria a gestionar.
§ Logotipo. La imagen corporativa de la empresa.
§ Configuración. En este apartado se incluyen los datos básicos para un correcto funcionamiento del programa.
o Importar datos. Permite incorporar a las tablas del programa datos desde ficheros externos de una forma rápida y sencilla.
o Enviar datos. Permite enviar al servidor central datos referentes a una determinada campaña para su posterior proceso y obtención de estadísticas a nivel de todo el grupo.
o Facturación. En este apartado aparecen los partes pendientes de facturar, pudiendo agruparlos por trabajo y cliente para generar una sola factura. Sólo se puede facturar trabajos que tengan sus correspondientes partes de trabajo.
o Hacer copia de seguridad. Este apartado nos permite generar un fichero de copia de seguridad de los datos de la gestión de maquinaria, y así tener cubiertas posibles perdidas de los datos originales. Es recomendable hacer copias de seguridad a menudo, dependiendo sobre todo del volumen de información. A más volumen más asiduidad en la realización de copias de respaldo.
o Restaurar copia de seguridad. Desde este apartado recuperamos, si fuese necesario la información perdida o deteriorada gracias a la copia de seguridad realizada anteriormente. Obvia decir que la utilidad de este apartado es nula si no se utiliza correctamente el apartado anterior.
o Cargar fichero de opciones de Internet. Desde este punto podremos actualizar las tablas auxiliares, y que de este modo trabajen de forma homogénea en todo el grupo de empresas. Es muy importante por ello, que las modificaciones que se pretendan hacer en dichas tablas sean comentadas previamente al servicio técnico autorizado para que procedan a la inclusión en dichas tablas de las variaciones necesarias o bien nos ofrezcan una solución acorde a nuestras necesidades y que quede reflejada para todo el grupo de empresas.
o SQL. Esta opción permite ejecutar sentencias en lenguaje SQL, bien simples o agrupadas en un fichero, para actuar sobre las tablas de la base de datos del programa.
Advertencia. Si el usuario realiza modificaciones sobre las tablas auxiliares sin haber notificado dichos cambios al servicio técnico autorizado y sin haber recibido la aprobación de dichos cambios, corre el riesgo de perder dichas modificaciones en el momento que se proceda a la actualización de las tablas auxiliares desde Internet.
Ante la duda, consulte al servicio técnico autorizado para no correr riesgos innecesarios.
o Ayuda F1l. Se tiene acceso a este manual desde el propio programa.
o Acerca de.. Muestra los créditos del programa. Así como la forma de contactar con el servicio técnico autorizado.
· Es la que nos aparece al ejecutar la aplicación y dentro de la cual se desarrolla todo el trabajo de Agromaq XM.
Imagen 1. Ventana principal del Agromaq XM, por defecto muestra la ventana de partes en su interior maximizada.
· Contiene distintas opciones que nos permiten realizar las operaciones del programa. Se encuentran recogidos en la barra de menú la cual siempre está visible.
Imagen 2. Barra con los menús disponibles en Agromaq XM.
· Contenidas dentro de cada menú encontramos las distintas opciones del mismo pudiendo ser finales si ya provocan una acción o submenús si muestran un submenú con nuevas opciones. Se distingue unas de otras por que las que nos lleva a otro submenú tiene en su parte derecha una punta de flecha.
Imagen 3. Menú ficheros con sus opciones y el submenú Auxiliares.
· Serán las ventanas a las que accedemos únicamente desde dentro del programa. En ellas iremos realizando las distintas tareas de gestión de maquinaria. Podemos ver la ventana minimizada, maximizada o con el tamaño idóneo de trabajo (restaurada). Si la ventana está maximizada el título de la misma aparece entre corchetes en la barra de título de la aplicación (ver Imagen 1.)
Imagen 4. Ventanas de trabajo abiertas, dos en modo minimizado (Artículos y Lugares) dos en modo restaurado (Clientes y Operararios)
· En algunas ventanas tendremos acceso a diversos contenidos, por lo que estos están organizados en fichas independientes a las cuales accedemos pulsando en su solapa correspondiente.
Imagen 5. Ventana de partes con las solapas de las distintas fichas que la componen.
Imagen 6. Barra de navegación
§ Filtrar Tabla. Permite filtrar los registros que aparecerán en el dialogo en el diálogo en el que se ejecute, por los valores de uno o más campos, es decir, hacer que sólo sean accesibles los registros cuyo valor coincida con el introducido en los campos seleccionados. Es útil por ejemplo para seleccionar registros en un fichero por cualquier criterio para su posterior tratamiento. La estructura de la ventana de diálogo asociada al botón de filtrar es la siguiente.
Cuando tengamos un filtro activo, la barra de navegación cambiará de color adoptando un tono azulado que indica que sólo los registros que cumplan las condiciones del filtro están disponibles.
Imagen 7. Ficha de filtrado (Campo cliente debe de comenzar por SAT en mayúsculas)
· Campos. Permite seleccionar el campo sobre el que vamos a establecer el criterio. La ficha “Todo” muestra todos los campos, mientras que la ficha “Buscada” muestra los campos que se están empleando en la búsqueda
· Orden de campos. Disponemos de dos botones circulares de selección exclusiva, donde podemos indicar el orden en que se mostrará la lista de campos. Pudiendo ser “Alfabética” o “Lógica”, esto es según el orden que presentan dentro de la tabla que contiene los campos.
· Solapa de criterio “Por Valor”. Presenta tres zonas:
o “Valor de campo” nos permite incluir el texto o valor que queremos asignarle dentro del criterio de búsqueda al campo seleccionado en la lista de campos. Podemos modificar o vaciar mediante el botón “limpiar” el contenido de esta casilla.
o “Tipo de Búsqueda” donde disponemos de tres botones circulares de selección exclusiva y que nos permiten hacer una búsqueda
§ “Coincidencia Exacta” buscará registros cuyo contenido del campo seleccionado sea exactamente igual al contenido indicado en el casilla de valor del campo.
§ “Coincidencia Parcial al Comienzo”, busca registros donde el comienzo del campo seleccionado coincida con el valor incluido en la casilla de valor de campo.
§ “Coincidencia Parcial”, busca registros donde el campo seleccionado contenga en algún lugar del mismo el valor indicado en la casilla de valor de campo.
o “Sensible a mayúsculas”, casilla de verificación que al activarla hace que la búsqueda diferencie mayúsculas de minúsculas al comparar el contenido de los criterios con el de los registros.
o “Registros que no cumplen criterios”, muestra aquellos registros que no cumplan los criterios.
Imagen 8. Ventana de filtrado mostrando un criterio ya creado entre rangos de fecha.
· Solapa “Por Rango”. Nos permite introducir en dos casillas un valor inicial y otro final para buscar entre esos dos valores. Las casillas pueden ser simples, disponer de lista desplegable, o calendario en el caso de fechas.
· Botón “Ver Sumario”. Nos muestra una ventana con las distintas condiciones que llevamos establecidas, sólo para verificar los criterios, no podemos crear, eliminar ni modificarlos desde esta ventana.
Imagen 9. Sumario de búsqueda mostrando dos criterios de una búsqueda.
· Botón “Nueva Búsqueda”. Nos permite eliminar todos los criterios establecidos y hacer una nueva consulta.
Para finalizar solo tendremos que pulsar el botón Ok y sólo nos dejara desplazarnos por las fichas de los registros que cumplan las condiciones establecidas.
§ Localizador de registros. Aunque de funcionamiento similar al filtrado, el resultado final es diferente dado que no limita el acceso a los registros que cumplan la condición, si no que nos permite desplazarnos hacia el que cumpla la condición pero la navegación posterior se hace sobre todo el fichero sin filtrar. La estructura de la ventana de diálogo del localizador es la siguiente. También difiere en que los criterios de búsqueda son más pobres y solo hacen referencia a un campo.
· “Valor de campo” nos permite incluir el texto o valor que queremos asignarle dentro del criterio de búsqueda al campo seleccionado en la lista de campos. Podemos modificar o vaciar mediante el botón “limpiar” el contenido de esta casilla.
· “Tipo de Búsqueda” donde disponemos de tres botones circulares de selección exclusiva y que nos permiten hacer una búsqueda
o “Coincidencia Exacta” buscará registros cuyo contenido del campo seleccionado sea exactamente igual al contenido indicado en el casilla de valor del campo.
o “Coincidencia Parcial al Comienzo”, busca registros donde el comienzo del campo seleccionado coincide con el valor incluido en la casilla de valor de campo.
o “Coincidencia Parcial”, busca registros donde el campo seleccionado contenga en algún lugar del mismo el valor indicado en la casilla de valor de campo.
o “Sensible a mayúsculas”, casilla de verificación que al activarla hace que la búsqueda diferencie mayúsculas de minúsculas al comparar el contenido de los criterios con el de los registros.
· Campos. Lista desplegable dónde podemos seleccionar el campo al que queremos asignar el valor de criterio.
· Botón “Primera”. Al pulsar este botón nos muestra la ficha del primer registro que cumple los criterios.
· Botón “Próxima”. Al pulsar este botón nos muestra la ficha del siguiente registro, con relación al que nos encontramos situados en ese instante, que cumpla los criterios.
Imagen 10. Ventana diálogo de localizador .
§ Búsqueda. Otra forma de buscar información, aunque no está disponible para todas las tablas es el botón de búsqueda. Este botón nos da paso a una ventana dividida en tres zonas.
· Buscar caracteres. En esta zona incluiremos los valores o cadenas que queremos buscar dentro de la tabla.
· Buscar por. Lista desplegable donde seleccionamos el campo por el que buscaremos, no están disponibles todos los campos del registros.
· Registros. En la zona central aparecen los registros ordenados según el campo que seleccionamos en el apartado “buscar por”. Además se va resaltando el primer registro que cumple la condición especificada en el apartado “buscar caracteres” para el campo especificado en “buscar por”
Una vez localizado el registro que nos interesa si pulsamos el botón Ok se nos mostrará la ficha correspondiente al registro en el cual estábamos situados dentro de la lista de registros.
Al ir tecleando los caracteres a buscar el puntero se irá desplazando hacia el registro que coincida con los caracteres buscados. Pero debemos de tener cuidado porque hace distinción entre mayúsculas y minúsculas.
Imagen 11. Ventana diálogo de búsqueda, podemos ver como los registros aparecen ordenados por Tipo de Trabajo (campo seleccionado en el apartado Buscar por) y que aparece resaltado el primero cuyo valor es 16 (valor incluido en el apartado Buscar caracteres).
§ Impresión. Nos lleva a la vista previa del informe seleccionado. En esta vista previa disponemos también de una barra de botones que nos permite trabajar sobre esta vista previa.
· Zoom. Para ver más cerca o lejos la vista previa.
· Abrir informe. Abre un fichero de informe (*.frp) guardado previamente en el disco.
No confundir esta opción con los ficheros de tipo de informe *.frf, estos guardan solo la estructura del informe y generan un informe en un momento determinado con los datos correspondientes a ese momento. Por el contrario los fichero de informe *.frp guardan las páginas del informe y cuando se recuperan su contenido sigue siendo el mismo que en el momento en que fueron creados y guardados |
· Guardar informe. Guarda en el disco el informe mediante un fichero de informe (*.frp) para su posterior uso.
· Imprimir. Abre la ventana diálogo de impresión para enviar de una forma adecuada el informe a la impresora seleccionada.
· Buscar texto. Muestra una ventana de diálogo para realizar la búsqueda de un texto (Texto a buscar) dentro del informe desde la primera página o desde la página actual (botones circulares exclusivos), permite además diferenciar mayúsculas de minúsculas (casilla de verificación).
Imagen 12. Ventana diálogo de búsqueda de texto dentro de la vista previa de un informe.
· Ayuda. Muestra el puntero de ayuda y nos da información sobre la zona que pulsemos si existe ayuda asociada a ese punto.
· Cancelar. Sale de la vista previa.
· Barras de desplazamiento y estado. La barra de desplazamiento horizontal y la barra de estado aparecen combinadas, en la parte izquierda nos muestra el número de páginas total y la página en la que nos encontramos. La barra de desplazamiento vertical presenta en su parte inferior un doble botón (doble punta de flecha) para retroceder o avanzar una página.
Imagen 13. Vista previa de un informe.
§ Lista desplegable de informes. Nos muestra los informes disponibles para el apartado del programa donde nos encontremos. Esta lista tiene una particularidad y es la de permitir agregar nuevos elementos a la lista mediante un doble clic sobre ella. Esta acción nos da paso a una ventana diálogo para agregar nuevos elementos a la lista desplegable. Previamente el fichero de informe debe de existir.
Imagen 14. Ventana de listado para modificar los contenidos de la lista desplegable de informes.
§ Editor de informes. Nos permite modificar el informe seleccionado en la lista de informes o una vez dentro del editor crear informes nuevos a partir de cero o de otros informes ya existentes.
§ Buscar caracteres. En esta zona incluiremos los valores o cadenas que queremos buscar dentro de la tabla.
§ Buscar por. Lista desplegable donde seleccionamos el campo por el que buscaremos, no están disponibles todos los campos del registros.
§ Registros. En la zona central aparecen los registros ordenados según el campo que seleccionamos en el apartado “buscar por”. Además se va resaltando el primer registro que cumple la condición especificada en el apartado “buscar caracteres” para el campo especificado en “buscar por”
Una vez localizado el registro que nos interesa si pulsamos el botón Ok se nos mostrará la ficha correspondiente al registro en el cual estábamos situados dentro de la lista de registros. (ver Imagen 11)
§ Buscar caracteres. En esta zona incluiremos los valores o cadenas que queremos buscar dentro de la tabla.
§ Buscar por. Lista desplegable donde seleccionamos el campo por el que buscaremos, no están disponibles todos los campos del registros.
§ Registros. En la zona central aparecen los registros ordenados según el campo que seleccionamos en el apartado “buscar por”. Además se va resaltando el primer registro que cumple la condición especificada en el apartado “buscar caracteres” para el campo especificado en “buscar por”
Una vez localizado el registro que nos interesa si pulsamos el botón Ok agregará el valor del campo correspondiente al registro que hemos seleccionado.
Imagen 15. Ficha para modificar la tabla que da origen a la lista desplegable de tipo de operario.
En esta ventana vemos el contenido de la tabla maestra de tipos de máquinas. En ella disponemos de los siguientes campos:
Imagen 16. Ventana para gestionar la tabla Tipos de Máquinas.
Esta ventana, al igual que todas las incluidas en la opción de menú [Ficheros][Auxiliares], contiene información básica para el correcto funcionamiento de Agromaq XM.
En este caso concreto, la información contenida en la tabla es descargada desde el servidor central y se recomienda al usuario que no modifique dichos registros.
Aunque existe la posibilidad de agregar nuevos registros, modificarlos y eliminarlos, los pasos a seguir por el usuario para alterar el contenido de esta tabla, pasan por avisar al Servicio Técnico Autorizado para que le indiquen cual es la mejor solución.
El hecho de modificar el contenido de estas tablas sin consultar al Servicio técnico Autorizado, no sólo implica la posterior adulteración de estadísticas a nivel de servidor, si no que en una posterior actualización de las tablas auxiliares el usuario perderá todas las modificaciones efectuadas por su cuenta.
Así pues, podemos restringir las operaciones a realizar dentro de esta ventana a las siguientes:
En esta ventana vemos el contenido de la tabla maestra de tipos de trabajos. En ella disponemos de los siguientes campos:
Imagen 17.Ventana para gestionar la tabla Tipos de Trabajos.
Esta ventana al igual que todas las incluidas en la opción de menú [Ficheros][Auxiliares] contiene información básica para el correcto funcionamiento de Agromaq XM.
En este caso concreto, la información contenida en la tabla es descargada desde el servidor central y se recomienda al usuario que no modifique dichos registros.
Aunque existe la posibilidad de agregar nuevos registros, modificarlos y eliminarlos, los pasos a seguir por el usuario para alterar el contenido de esta tabla pasan por avisar al Servicio Técnico Autorizado para que le indiquen cual es la mejor solución.
El hecho de modificar el contenido de estas tablas sin consultar al Servicio técnico Autorizado, no sólo implica la posterior adulteración de estadísticas a nivel de servidor, si no que en una posterior actualización de las tablas auxiliares el usuario perderá todas las modificaciones efectuadas por su cuenta.
Así pues, podemos restringir las operaciones a realizar dentro de esta ventana a las siguientes.
Seleccionar informes para su
posterior impresión o en su caso crear informes nuevos mediante las opciones de
informes. (Ver Botones
de impresión de informes Pág.15)
En esta ventana, vemos el contenido de la tabla maestra de tipos de incidencias. En ella disponemos de los siguientes campos:
Las casillas de verificación descontar y facturar están relacionadas y según estén o no activas significarán los siguiente
Descontar |
Facturar |
Resultado |
No |
No |
No permitido |
Sí |
No |
El tiempo invertido en la incidencia se descuenta del importe final al cliente y no se le cobra. |
No |
Sí |
El tiempo invertido en la incidencia se repercute en el importe final de factura y se le aplica el precio de hora de trabajo. |
Sí |
Sí |
El tiempo invertido en la incidencia se repercute en el importe final de la factura pero se le aplica el precio de hora en espera. |
Imagen 18. Ventana para gestionar la tabla Tipos de Incidencias
Esta ventana al igual que todas las incluidas en la opción de menú [Ficheros][Auxiliares] contiene información básica para el correcto funcionamiento de Agromaq XM.
En este caso concreto la información contenida en la tabla es descargada desde el servidor central y se recomienda al usuario que no modifique dichos registros.
Aunque existe la posibilidad de agregar nuevos registros, modificarlos y eliminarlos, los pasos a seguir por el usuario para alterar el contenido de esta tabla pasan por avisar al Servicio Técnico Autorizado para que le indiquen cual es la mejor solución.
El hecho de modificar el contenido de estas tablas sin consultar al Servicio técnico Autorizado, no sólo implica la posterior adulteración de estadísticas a nivel de servidor, si no que en una posterior actualización de las tablas auxiliares el usuario perderá todas las modificaciones efectuadas por su cuenta.
Así pues, podemos restringir las operaciones a realizar dentro de esta ventana a las siguientes.
Seleccionar informes para su
posterior impresión o en su caso crear informes nuevos mediante las opciones de
informes. (Ver
Botones de impresión de informes Pág.15)
En esta ventana vemos el contenido de la tabla maestra de tipos de gastos. En ella disponemos de los siguientes campos:
Imagen 19. Ventana para gestionar la tabla Tipos de gastos.
Esta ventana al igual que todas las incluidas en la opción de menú [Ficheros][Auxiliares] contiene información básica para el correcto funcionamiento de Agromaq XM.
En este caso concreto la información contenida en la tabla es descargada desde el servidor central y se recomienda al usuario que no modifique dichos registros.
Aunque existe la posibilidad de agregar nuevos registros, modificarlos y eliminarlos, los pasos a seguir por el usuario para alterar el contenido de esta tabla pasan por avisar al Servicio Técnico Autorizado para que le indiquen cual es la mejor solución.
El hecho de modificar el contenido de estas tablas sin consultar al Servicio técnico Autorizado, no sólo implica la posterior adulteración de estadísticas a nivel de servidor, si no que en una posterior actualización de las tablas auxiliares el usuario perderá todas las modificaciones efectuadas por su cuenta.
Así pues, podemos restringir las operaciones a realizar dentro de esta ventana a las siguientes.
Esta ventana está dividida en dos partes y sirve para asignar a los diferentes tipos de máquinas los puntos que deben ser revisados periódicamente.
En una primera zona de la ventana tenemos los siguientes campos:
En la mitad inferior de la ventana, tenemos la relación de tipos de máquinas asociadas al punto de revisión que aparece en la ficha. Y así presenta los siguientes campos.
Imagen 20. Ventana para gestionar la tabla Puntos de Revisión.
Esta ventana al igual que todas las incluidas en la opción de menú [Ficheros][Auxiliares] contiene información básica para el correcto funcionamiento de Agromaq XM.
En este caso concreto la información contenida en la tabla es descargada desde el servidor central y se recomienda al usuario que no modifique dichos registros.
Aunque existe la posibilidad de agregar nuevos registros, modificarlos y eliminarlos, los pasos a seguir por el usuario para alterar el contenido de esta tabla pasan por avisar al Servicio Técnico Autorizado para que le indiquen cual es la mejor solución.
El hecho de modificar el contenido de estas tablas sin consultar al Servicio técnico Autorizado, no sólo implica la posterior adulteración de estadísticas a nivel de servidor, si no que en una posterior actualización de las tablas auxiliares el usuario perderá todas las modificaciones efectuadas por su cuenta.
Así pues, podemos restringir las operaciones a realizar dentro de esta ventana a las siguientes.
Esta ventana está dividida en dos partes y sirve para asignar a los diferentes tipos de máquinas las posibles averías que puedan presentar.
En la mitad superior de la ventana disponemos de los siguientes elementos:
En la mitad inferior de la ventana tenemos la relación de averías codificadas, en realidad es aquí donde se podría añadir, modificar o borrar registros mediante la barra de navegación. Presenta los siguientes campos.
Imagen 21. Ventana para gestionar la tabla Averías.
Esta ventana al igual que todas las incluidas en la opción de menú [Ficheros][Auxiliares] contiene información básica para el correcto funcionamiento de Agromaq XM.
En este caso concreto la información contenida en la tabla es descargada desde el servidor central y se recomienda al usuario que no modifique dichos registros.
Aunque existe la posibilidad de agregar nuevos registros, modificarlos y eliminarlos, los pasos a seguir por el usuario para alterar el contenido de esta tabla pasan por avisar al Servicio Técnico Autorizado para que le indiquen cual es la mejor solución.
El hecho de modificar el contenido de estas tablas sin consultar al Servicio técnico Autorizado, no sólo implica la posterior adulteración de estadísticas a nivel de servidor, si no que en una posterior actualización de las tablas auxiliares el usuario perderá todas las modificaciones efectuadas por su cuenta.
Así pues, podemos restringir las operaciones a realizar dentro de esta ventana a las siguientes.
Tabla donde figura la información referente a los artículos que se consumen en el parque de maquinaria y donde queda también reflejado la máquina que tiene asociado dicho artículo.
En esta ficha tendremos dos partes diferenciadas, la mitad superior que hace referencia a los datos del artículo y la mitad inferior que hacer referencia al listado de máquinas que utilizan dichos artículos.
En la ficha figuran en la mitad superior los siguientes campos:
En la mitad inferior de la ventana disponemos de una segunda barra de navegación que nos permite agregar, modificar o eliminar los registros que representan a las distintas máquinas que pueden usar el artículo de la ficha en uso. Únicamente disponemos de dos campos:
Imagen 22. Ventana de la tabla Artículos.
Además de añadir, eliminar, o modificar los datos de los artículos podremos realizar las operaciones habituales. (Ver Barra de navegación, Pág.11)
Seleccionar
informes para su posterior impresión o en su caso crear informes nuevos
mediante las opciones de informes. (Ver Botones de impresión de informes Pág.15).
Aunque es una tabla auxiliar, la tabla de Tarifas viene vacía y no se descarga del servidor central, por lo que es el usuario el encarado de cumplimentarla, siendo obligatorio al menos tener una tarifa para poder trabajar.
Cada cliente tendrá asociada una tarifa mediante un campo existente en la ficha de cliente.
La tarifa contiene los distintos precios que se aplicarán a los trabajos, y desde esta ventana podremos añadir, modificar o eliminar las tarifas según nuestras necesidades.
Dispondremos de tres niveles de tarifa:
1. Nivel Tipo de Trabajo. Los precios son asignados para un tipo de trabajo determinado. Siendo esta la tarifa por defecto si no existe una combinación reflejada a otro nivel.
2. Nivel Apero / Máquina. Los precios son asignados para un tipo de trabajo pero en función del apero o máquina que lo realiza. Esto supone que un mismo tipo de trabajo realizado por dos aperos o máquinas distintas puede tener también una tarifa diferente.
3. Nivel Máquina. Los precios son asignados para un tipo de trabajo según la máquina que lleve montada o arrastre el apero indicado en el 2º nivel.
La tarifa aplicada por defecto será siempre la del nivel 3 cuando en el parte de trabajo coincida la combinación máquina-apero tarifada en este nivel. De no existir la combinación se aplicará la tarifa del nivel 2 en función del apero indicado en el parte de trabajo y por último ni no existe tarifa de nivel 3 ni 2 el precio será tomado de la tarifa de nivel 1 correspondiente al tipo de trabajo que aparezca reflejado en el parte de trabajo. (No es obligatorio utilizar los niveles 2 y 3. Cada tipo de trabajo es independiente entre sí, podemos tener tarifas a nivel 1, 2 ó 3 según nuestras necesidades)
La ventana está dividida en dos partes: una superior con los datos generales de referencia para la tarifa, cuyo fin es ayudar a generar automáticamente las tarifas para los distintos tipos de trabajo; y la mitad inferior con los datos específicos de la tarifa según tipo de trabajo, apero y máquina. Si un trabajo no está incluido se considera que esa tarifa no se puede aplicar a dicho trabajo, lo que supondría teclear individualmente los precios correspondientes en los partes de trabajo.
En la mitad superior de la ventana disponemos de los siguientes elementos:
En la mitad inferior de la ventana tenemos la relación de trabajos a los que se aplica la tarifa. Pudiendo ser modificadas las condiciones según el tipo de trabajo seleccionado. Podemos añadir, modificar o borrar líneas correspondientes a tipos de trabajos mediante la barra de navegación secundaria situada sobre la lista de trabajos. Esta misma barra nos permite gestionar también los niveles de tarifa 2 y 3.
El símbolo +/- situado a la izquierda de cada línea nos permite desplegar/contraer la rama correspondiente a cada trabajo y su combinación de aperos y máquina.
De existir tipos de trabajo ya asignados con características especificas, estos son respetados y se añaden únicamente los tipos de trabajo que no estuviesen incluidos.
Funciona de forma combinada con la casilla de verificación “Añadir maq. a todos los trabajos”, si esta está seleccionada agrega todas la máquinas correspondientes a todos los trabajos definidos, si no está seleccionada, únicamente agregará las máquinas al trabajo seleccionado.
Cada línea de registro de la mitad inferior de la ficha presenta los siguientes campos y botones.
Imagen 23. Ventana de la tabla Tarifas.
Además de añadir, eliminar, o modificar los datos de las tarifas podremos realizar las operaciones habituales.
Aunque es una tabla auxiliar, la tabla de Tarifas viene vacía y no se descarga del servidor central, por lo que es el usuario el encarado de cumplimentarla, siendo obligatorio al menos tener una tarifa para poder trabajar.
Cada cliente tendrá asociada una tarifa mediante un campo existente en la ficha de cliente.
La tarifa contiene, a diferencia de la tarifa de servicios, únicamente el código, descripción, porcentaje y fecha de creación de la tarifa, dejando los precios que se aplicarán a los productos para el apartado productos. Desde esta ventana podremos añadir, modificar o eliminar las tarifas según nuestras necesidades.
Imagen 24. Ventana de tarifas de productos.
Aunque es una tabla auxiliar, la tabla de Zonas viene vacía y no se descarga del servidor central, por lo que es el usuario el encarado de cumplimentarla.
La zona representa, zonas geográficas que nos permitirán tener organizados los clientes. El dato de zona aparece dentro de la ficha de cliente y se obtiene de una de las zonas incluidas en esta tabla auxiliar.
Es una tabla sencilla compuesta de dos únicos campos
Imagen 25. Ventana de la tabla Zonas.
Además de añadir, eliminar, o modificar los datos de las zonas podremos realizar las operaciones habituales.
Aunque es una tabla auxiliar y viene llena con los códigos postales disponibles en el instante de la instalación, la tabla de Códigos Postales puede ser modificada por el usuario agregando o eliminado los registros según sus necesidades.
Es una tabla sencilla compuesta de dos únicos campos
Imagen 26. Ventana de la tabla de Códigos Postales.
Además de añadir, eliminar, o modificar los datos de los códigos postales podremos realizar las operaciones habituales.
Tabla donde figura la información referente a socios y clientes, en la ficha figuran los siguientes campos:
Imagen 27. Ventana de tabla de clientes.
Además de añadir, eliminar, o modificar los datos de los clientes podremos realizar las operaciones habituales. (Ver Barra de navegación, Pág.11)
Tabla donde figura la información referente a proveedores, en la ficha figuran los siguientes campos:
Imagen 28. Ventana de la tabla de Proveedores
Además de añadir, eliminar, o modificar los datos de los proveedores podremos realizar las operaciones habituales. (Ver Barra de navegación, Pág.11)
Tabla donde figura la información referente a los operarios que realizaran los distintos trabajos dentro de nuestro parque de maquinaria, en la ficha figuran los siguientes campos:
Imagen 29. Ventanas de tablas de tipos y grupos de operarios.
Imagen 30. Ventana de la tabla de categorías de operario.
Imagen 31. Ventana de la tabla de operarios.
Además de añadir, eliminar, o modificar los datos de los operarios podremos realizar las operaciones habituales. (Ver Barra de navegación, Pág.11)
Como indicamos anteriormente, desde la ficha de operario accedemos mediante el botón “comisiones” a la ventana que permite gestionar las comisiones de los operarios que trabajen bajo esta modialidad.
Imagen 32. Ventana de la ficha de comisiones .
La ficha de comisiones contiene la información referente a las comisiones y sus campos son todos de consulta a excepción del campo “Pagada” único campo que se podrá modificar.
La información mostrada en esta ventana varía según el punto desde dónde se accede a ella. Así pues, si accedemos desde dentro de la ficha de un operario veremos la información referente a ese operario. Por el contrario si accedemos desde una factura nos mostrará las comisiones correspondientes a esa factura.
Aunque disponemos de una barra de navegación no podremos realizar todas las operaciones habituales (no podemos añadir y modificar registros), podremos eliminar registros y las operaciones habituales de búsqueda y desplazamiento y filtrado. (Ver Barra de navegación, Pág.11)
Tabla donde figura la información referente a los productos que se generan y/0 consumen a la hora de realizar un determinado trabajo.
En esta ficha tendremos dos partes diferenciadas, la mitad superior que hace referencia a los datos del producto y la mitad inferior que hacer referencia a las precios y comisiones que se aplican a dicho producto.
En la ficha figuran en la mitad superior los siguientes campos:
En la mitad inferior de la ventana disponemos de dos zonas cada una con su correspondiente barra de navegación (Ver Barra de navegación, Pág.11) que nos permite agregar, modificar, eliminar y desplazarnos por los registros que representan los precios y comisiones que se aplicarán a los productos.
Imagen 33. Ventana de la tabla productos.
Además de añadir, eliminar, o modificar los datos de los productos podremos realizar las operaciones habituales. (Ver Barra de navegación, Pág.11)
Tabla donde figura la información referente a los lugares de trabajo dónde se pueden desarrollar las distintas actividades relacionadas con nuestro parque de maquinaria. Datos de diversa naturaleza que nos permiten trabajar sobre ellos de forma idónea.
En la ficha figuran los siguientes campos:
No tiene porque ser necesariamente una finca, por lo que si el tipo de lugar es Establo presentará dos campos totalmente diferentes a los anteriormente mencionados.
Por último si el tipo de lugar es Otro, no aparecen campos en la parte inferior de la ventana.
Imagen 34. Ventana de la tabla de Lugares.
Además de añadir, eliminar, o modificar los datos de los lugares podremos realizar las operaciones habituales. (Ver Barra de navegación, Pág.11)
Seleccionar informes para su
posterior impresión o en su caso crear informes nuevos mediante las opciones de
informes. (Ver Botones
de impresión de informes Pág.15).
Es una de las tablas con mayor volumen de información. En ella se pretende controlar todos los parámetros referentes a cada máquina. La ventana está estructurada para tener organizados todos y cada uno de los parámetros a controlar. Disponemos de una parte de información general, situada en la mitad superior de la ficha y en la mitad inferior y organizada por fichas accesibles mediante pulsación sobre su solapa correspondiente tenemos los siguientes grupos de datos:
En la mitad superior de la ficha de maquinaria tenemos aquellos campos que nos sirven para identificar cada una de las máquinas. Los campos de que disponemos son los siguientes:
Imagen 35. Datos generales de la ficha maquinaria.
La primera ficha visible en la mitad inferior de la ventana corresponde a los datos técnicos de la máquina., aquí recogeremos los siguientes datos cumplimentando los campos correspondientes:
Imagen 36. Datos técnicos de la ficha maquinaria.
En este apartado se recogen los datos económicos de la máquina controlando los siguientes campos:
Imagen 37. Ficha con datos económicos de una máquina.
Desde la ficha de amortización vemos la evolución de la amortización de la máquina. En la parte izquierda tenemos desglosadas las amortizaciones anuales, estas están incluidas cada año en un registro. Los campos de que disponemos son los siguientes:
Imagen 38. Ficha de amortización, nótese que en el resumen no aparece reflejada la información del año en curso 2004.
En la parte derecha de la ficha tenemos un resumen del estado de la amortización, teniendo en cuenta todos los registros que tenemos cubiertos en la parte izquierda. Presenta 3 campos no editables y calculados que nos muestran la siguiente información:
Desde esta ficha indicamos la información necesaria para una buena planificación del mantenimiento de la máquina. El registro contiene varios campos en los que debemos de indicar los siguientes datos. Estos puntos de revisión pueden ser generados uno a uno mediante el campo ID Punto o generarse automáticamente con el botón “Generar Puntos”.
Imagen 39. Ficha de puntos de revisión en la ventana máquinas.
En la ficha de documentos podemos hacer que nuestra tabla de máquinas contenga un gran nivel de información, dado que podemos indicar el nombre de los ficheros que pueden contener información adicional a la máquina. Ficheros que pueden ser imágenes, folletos publicitarios, documentos de mantenimiento, despieces de las máquinas y en resumen cualquier documento adicional.
Presenta tres campos y la forma de agregar los documentos será la siguiente:
Una vez que tenemos los documentos asociados, podemos acceder a ellos haciendo doble clic encima de cualquier campo del registro que representa dicho documento. El único problema que podemos tener, viene derivado de que no tengamos el programa necesario para visualizar el tipo de archivo que hemos enlazado.
Imagen 40. Ficha de documentos correspondiente al apartado máquinas.
En este apartado se registrarán aquellos gastos asociados a las máquinas que no pueden ser asociados mediante partes. Por ejemplo un gasto con un seguro o con otro tipo de gestión administrativa en relación a esa máquina. Disponemos de varios campos para ir registrando los distintos gastos:
Disponemos de una barra de navegación especifica para este apartado con la posibilidad de aplicar filtros (Ver. Barra de navegación. Pág.11)
Imagen 41. Ficha de gastos administrativos de una máquina.
Esta ficha es una de las que más información nos ofrece y da una imagen fiel de la vida de la máquina. Ninguno de los campos mostrados aquí es editable. Todos los valores mostrados dependen de datos recopilados de distintas zonas de Agromaq XM.
La ficha se divide en dos partes: una izquierda en forma de árbol con los distintos parámetros evaluados dentro de la vida de la máquina, mientras que en la derecha vemos de forma detallada el desglose del parámetro que seleccionamos en la parte izquierda de la ficha. En esta zona disponemos de una barra de navegación que nos permite manejar los distintos registros mostrados en la relación pudiendo incluso imprimirlos. (Ver. Barra de navegación. Pág.11)
En la parte izquierda tenemos cinco parámetros, tres de ellos con forma de árbol (trabajo, operarios y gastos) que tienen a su izquierda un botón de despliegue (+) o de repliegue (-) que utilizaremos para ver u ocultar, respectivamente, los apartados incluidos dentro de cada parámetro.
Los registros mostrados en la parte de derecha de la ficha para este apartado son la relación de partes que han sido utilizados para generar las distintas informaciones referentes al apartado trabajo.
Imagen 42. Ficha de acumulados mostrando los datos referentes al apartado trabajo.
Y haciendo clic en el botón de despliegue (+) vemos los diferentes operarios.
Imagen 43. Ficha de Acumulados mostrando los datos del apartado Operarios.
Haciendo clic en el botón de despliegue (+) vemos los siguientes apartados:
Imagen 44. Ficha de acumulados mostrando los gastos asociados a partes de trabajo.
Imagen 45. Ficha de acumulados mostrando los gastos asociados a partes de mantenimiento
Imagen 46. Ficha de acumulados mostrando los gastos asociados a partes de reparación.
Imagen 47. Ficha de acumulados mostrando los gastos asociados a partes de combustible.
Imagen 48. Ficha de acumulados mostrando los gastos asociados a partes de combustible.
Imagen 49. Ficha de acumulados mostrando los valores asociados a la amortización.
Imagen 50. Ficha de acumulados mostrando el coste hora (con y sin extras) y coste mano obra / hora, no tiene desglose asociado.
En el apartado de facturas se muestra las distintas facturas generadas automáticamente desde Facturación (Ver Facturación Pág.94). Podemos eliminar una factura, y los trabajos facturados serán devueltos a facturación, o podemos eliminar una línea de detalle dentro de la factura volviendo esa línea a la zona de facturación. Pero no podremos generar desde aquí facturas nuevas, todas las facturas deben de provenir de la zona de Facturación.
Aquí solo podremos modificar alguno de los datos, eliminar facturas o líneas y darlas por entregadas o cobradas.
La ventana se divide en dos partes:
En la cabecera disponemos de una barra de navegación (ver Barra de navegación. Pág. 11) con los botones correspondientes para navegar, realizar búsquedas e imprimir la factura según nos interese en cada momento, disponemos de varios formatos de impresión.
Imagen 51. Ventana de Facturas. El color rojo de los contenidos indica que esta en modo edición.
La zona de partes es la más importante dentro de Agromaq XM, por que es precisamente donde llevaremos el control total de nuestro parque de maquinaria, de la correcta cumplimentación de los partes dependerá en buena medida que los datos obtenidos finalmente resulten fiables o no.
La zona de partes presenta 6 fichas de las cuales la primera es la correspondiente a trabajos y las 5 restantes a los distintos tipos de parte (Trabajo, Mantenimiento, Gasoil, Avería y Reparación).
Al arrancar el programa la ventana de partes es la que se mostrará por defecto, dado que es la ventana donde se supone que se va trabajar durante un mayor espacio de tiempo.
La ficha de trabajos la emplearemos para definir las distintas tareas que vamos a ir realizando con nuestro parque de maquinaria. La ficha se divide en dos partes: la superior destinada a las características propiamente dichas del trabajo y la parte inferior que presenta un conjunto de fichas con la información sobre las previsiones referentes a ese trabajo.
Para empezar, debemos de decir que los trabajos se irán guardando en registros independientes y esa información es la que vemos en la cabecera de la fichas. Disponemos por tanto dentro de la barra de navegación (Ver Barra de navegación. Pág. 11) de los botones adecuados para manejar estos registros.
Los campos disponibles en la cabecera de la ficha de Trabajos son los siguientes:
Imagen 52. Cabecera de la ficha de trabajos dentro de la ventana de partes.
La ficha de lugares dentro del apartado de previsiones sirve para indicar el lugar donde se realizará el trabajo. Presenta dos partes. En la izquierda, una zona tipo lista de registros donde podemos ir añadiendo los distintos lugares donde se debe de realizar el trabajo. Dispone de su propia barra de navegación para añadir, eliminar y/o modificar la relación de lugares. Presenta dos campos:
En la parte derecha de la ficha aparecen los datos correspondientes al lugar seleccionado en la parte izquierda de la ficha. Si no existen lugares seleccionados muestra el mensaje “No hay lugar disponible”. Todos los campos mostrados en la parte derecha no son editables.
Si queremos modificar algún dato del lugar podemos acceder a la tabla de Lugares mediante un doble clic sobre el campo lugares de la zona de la izquierda dentro de la ficha. (Ver Lugares. Pág. 40)
Imagen 53. Fichas de lugares dentro de la zona de previsiones de la ficha Trabajos en la ventana de Partes.
La ficha de máquinas dentro del apartado de previsiones sirve para indicar las máquinas que van a realizar el trabajo. Presenta dos partes. En la izquierda una zona tipo lista de registros donde podemos ir añadiendo las distintas máquinas que deben de realizar el trabajo. Dispone de su propia barra de navegación para añadir, eliminar y/o modificar la relación de máquinas. Presenta dos campos:
En la parte derecha de la ficha aparecen los datos correspondientes a las máquinas o aperos seleccionados en la parte izquierda de la ficha. Debemos estar en modo edición dentro del campo para visualizar los datos correctos de la máquina o del apero. Por defecto muestra los datos de la máquina. Si no existen máquinas seleccionadas muestra el mensaje “No se encuentra la máquina”. Todos los campos mostrados en la parte derecha no son editables.
Si queremos modificar algún dato del lugar podemos acceder a la tabla de Máquinas mediante un doble clic sobre el campo máquina o apero de la zona de la izquierda dentro de la ficha. (Ver Maquinaria Pág. 43)
Imagen 54.Fichas de máquinas dentro de la zona de previsiones de la ficha Trabajos en la ventana de Partes
La ficha de operarios dentro del apartado de previsiones sirve para indicar los operarios que van a realizar el trabajo. Presenta una única zona tipo lista de registros donde podemos ir añadiendo los distintos operarios que deben de realizar el trabajo. Dispone de su propia barra de navegación para añadir, eliminar y/o modificar la relación de operarios. Presenta 4 campos pero solo uno es ditable:
Si queremos modificar algún dato del operario podemos acceder a la tabla de operarios mediante un doble clic sobre el campo operario dentro de la ficha. (Ver Operarios. Pág 35)
Imagen 55. Fichas de operarios dentro de la zona de previsiones de la ficha Trabajos en la ventana de Partes
Mención a parte merece el botón incluido en la barra de navegación de esta ficha que presenta el nombre “Generar Partes Trabajo”. Este botón, que se incluye en este punto porque se supone que la asignación de operario será el último paso dentro de la creación del trabajo, sirve para generar automáticamente el parte correspondiente para el trabajo creado. (Ver Partes de trabajo Pág. 61)
La ficha de Condiciones Económicas dentro del apartado de previsiones sirve para indicar condiciones económicas especiales que no se ajustan a las condiciones habituales que vienen marcadas por las Tarifas.
Así pues en la parte derecha presenta 5 botones circulares englobados en el apartado Modo de Trabajo, que indicarán de que modo se deben de aplicar las condiciones económicas. Y según se seleccionen unos u otros debemos indicar en la parte izquierda los distintos precios si fuese necesario. También esta selección es importante porque de lo aquí seleccionado depende el funcionamiento del botón Facturar, también incluido es esta sección.
· Modo de trabajo
· Tomar del Parte de Trabajo (PT). Indica que las condiciones económicas son las existentes en el parte de trabajo por defecto o tras se modificadas manualmente en el propio parte. Es la opción por defecto y la forma habitual de facturar, se facturan horas y productos en función de las condiciones económicas del parte.
· Horas de PT multiprecio. Permite asignar precios especiales para el trabajo y presenta cuatro campos que debemos de cumplimentar.
o Precio Hora Trabajo. Precio que se le aplica a la hora trabajada.
o Precio Hora Espera. Precio que se aplica a la hora en espera.
o Precio Ud. Desplazamiento. Precio que se aplica por unidad de desplazamiento.
o Precio Hora Transporte. Precio que se aplica por hora empleada en transporte.
Imagen 56. Ficha de condiciones económicas en modo Horas PT multiprecio.
· Horas PT precio único. Solamente se tiene en cuenta horas de trabajo y no se tienen en cuenta ni horas en espera ni unidades de desplazamiento. Debemos de cumplimentar el campo:
o Precio Hora Trabajo. Precio que se le aplica a la hora trabajada.
· Precio Fijo. Se especifica un precio pactado por una labor sin tener en cuenta horas ni productos. Se debe de cumplimentar el campo:
o Precio Trabajo. Precio cerrado por todo el trabajo.
· Sólo Productos. No debemos de cumplimentar ningún campo adicional solamente le estamos indicando que se facturarán únicamente los productos.
· Botones disponibles.
o Sumar Horas. Muestra en la parte inferior derecha la suma de horas en pares de trabajo relacionados con el trabajo en el que estamos situados.
o Productos. Muestra una ventana con la relación de productos que incluyen los partes de trabajo relacionados con el trabajo en el que estamos situados.
Imagen 57. Ventana con la relación de productos.
o Facturar. Factura los partes de trabajo relacionado con el trabajo en el que estamos situados y que estén pendientes de facturar. El resultado será diferente en función del modo de trabajo que hallamos seleccionado.
§ Tomar del Parte de Trabajo (PT). Factura tomando el precio del parte de trabajo tanto para productos como para las horas facturadas.
§ Horas PT multiprecio. Factura los productos en función del precio incluido en el parte de trabajo y las horas facturables en función del precio indicado en este apartado.
§ Horas PT precio único. Factura los productos en función del precio incluido en el parte de trabajo y sólo las horas trabajadas en función del precio indicado en este apartado.
§ Precio fijo. Factura por el precio indicado en este apartado todos los partes relacionados sin tener en cuenta ni las horas ni los productos.
§ Sólo Productos. Factura únicamente los productos tomando como referencia el precio de los mismos indicado en el parte de trabajo.
o Comisiones. Permite acceder a la ventana de comisiones correspondientes al trabajo. Sólo aparecerán las comisiones referentes a los partes facturados. (Ver Comisiones. Pag. 37)
El uso de estas condiciones especiales obliga a facturar siempre desde esta ventana.
En el parte de trabajo correspondiente a un trabajo con condiciones económicas especiales veremos como la ficha de condiciones económicas del parte se pone de color rojo.
También en el listado de facturación los partes que se deben de facturar desde la ventana del trabajo aparecen resaltados en color rojo y no será posible facturarlos desde la ventana de facturación.
La ficha partes de trabajo dentro del apartado de previsiones es únicamente la relación de partes asociados al trabajo incluido en la cabecera de la ficha.
No presenta ningún campo editable, la información es únicamente de consulta pero permite el acceso al parte de trabajo correspondiente mediante un doble clic sobre cualquier parte de la línea de registro que representa el parte a mostrar. (Ver Partes de trabajo Pág. 61)
Imagen 58. Fichas de partes de trabajos dentro de la zona de previsiones de la ficha Trabajos en la ventana de Partes
La ficha de partes de trabajo la emplearemos para ir registrando los trabajos que vamos realizando con nuestro parque de maquinaria. La ficha se divide en dos partes: la superior destinada a los datos generales del parte de trabajo y la parte inferior que presenta un conjunto de fichas con la información sobre los distintos apartados que debemos de tener en cuenta para la facturación y control de recursos materiales y humanos empleados en la realización del trabajo.
Para empezar, debemos de decir que los partes de trabajos se irán guardando en registros independientes y esa información es la que vemos en la cabecera de la fichas. Disponemos por tanto dentro de la barra de navegación (Ver Barra de navegación. Pág. 11) de los botones adecuados para manejar estos registros.
Además
disponemos de un botón adicional para recalcular los campos incluidos en la
cabecera que dependen de las distintas fichas incluidas en la zona inferior
del parte.
Los campos disponibles en la cabecera de la ficha de Partes de trabajo se distribuyen en una zona principal y un grupo de fichas en la parte derecha del parte y son los siguientes:
Imagen 59. Cabecera con los datos generales de un parte de trabajo.
Contiene campos referentes al trabajo en cuanto a conceptos de tiempos y unidades trabajadas y/o facturables.
Imagen 60. Ficha Trabajo incluida en la cabecera del parte de trabajo.
Los campos referentes a tiempos incluidos en la cabecera son campos que presenta las horas en formato centesimal no sexagesimal (esto es 8,5 equivale a 8 horas 30 minutos). |
Por defecto muestra las condiciones económicas correspondientes a la tarifa según tipo de trabajo y combinación de máquina y apero. Pero si existen condiciones especiales para el trabajo nos lo hará saber mediante un cambio de color de la ficha, pasará de azul a roja. Las condiciones también se pueden modificar directamente en esta ficha pero únicamente tendrán valor si no existen condiciones especiales para el trabajo.
Imagen 61. Ficha de condiciones económicas en la cabecera del parte de trabajo. El color azul indica que serán estas las condiciones a aplicar.
Si se efectúa algún cambio en el parte que pudiera ocasionar modificación de las condiciones económicas a aplicar, el programa nos preguntará primero si queremos efectuar el cambio de las mismas o mantener las existentes.
Imagen 62. Ventana de confirmación de cambio en las condiciones económicas.
Muestra las horas iniciales y finales para las máquina y aperos que intervienen en el parte de trabajo.
Imagen 63. Ficha de horas máquina en la cabecera del parte de trabajo.
Los campos referentes a tiempos incluidos en la cabecera son campos que presenta las horas en formato centesimal no sexagesimal (esto es 8,5 equivale a 8 horas 30 minutos). |
Por defecto muestra las condiciones económicas correspondientes al operario según consta en su ficha personal. Pueden modificarse manualmente para el parte de trabajo .
También muestra los tiempos empleados por el operario en realizar el trabajo y el tipo de hora al que pertenece.
Imagen 64. Ficha de condiciones de operario en la cabecera del parte de trabajo.
Dentro del parte de trabajo disponemos de esta ficha para ir registrando la relación de trabajos incluidos en el parte. Es una lista tipo registro que dispone de una barra de desplazamiento para gestionar añadir, eliminar o modificar los registros de trabajos. Tendremos varios campos disponibles y que albergan los siguientes datos.
Imagen 65. Ficha de trabajos incluidos a un parte de trabajo en la ventana de Partes.
Como transporte entendemos el transporte de materia desde el lugar de trabajo a un destino determinado. Dentro del parte de trabajo disponemos de esta ficha para ir registrando la relación de los transportes incluidos en el parte, siempre que el transporte sea realizado por alguien ajeno a nuestro parque de maquinaria.
Si el transporte es realizado por alguien del propio parque se considera como trabajo propiamente dicho, debemos entonces cumplimentar la ficha trabajo y no esta ficha. (Por ejemplo en una cosecha, si los productos cosechados los transporta alguien ajeno, se incluye en transporte, si por el contrario lo transportan con los medios de nuestro parque se considera como un trabajo diferente al de cosechar).
La ficha de transporte es una lista tipo registro que dispone de una barra de desplazamiento para gestionar añadir, eliminar o modificar los registros de transportes. Tendremos varios campos disponibles y que albergan los siguientes datos.
Imagen 66. Ficha de transportes incluidos a un parte de trabajo en la ventana de Partes.
Dentro del parte de trabajo disponemos de esta ficha para ir registrando la relación de Gastos asociados al parte de trabajo. Es una lista tipo registro que dispone de una barra de desplazamiento para gestionar añadir, eliminar o modificar los registros de gastos. Tendremos varios campos disponibles y que albergan los siguientes datos.
Imagen 67. Ficha de Gastos incluidos a un parte de trabajo en la ventana de Partes
Por Incidencias entendemos cualquier contratiempo que impide el correcto desarrollo del trabajo. Esto incluye cualquier parada producida entre la hora inicial y final indicada en la ficha de trabajo del parte de trabajo.(Ver Trabajos Pág. 67)
Dentro del parte de trabajo disponemos de esta ficha para ir registrando la relación de Incidencias producidas durante la realización del trabajo, al que corresponde el parte de trabajo. Es una lista tipo registro que dispone de una barra de desplazamiento para gestionar añadir, eliminar o modificar los registros de incidencias. Tendremos varios campos disponibles y que albergan los siguientes datos.
Descontar |
Facturar |
Resultado |
No |
No |
No permitido |
Sí |
No |
El tiempo invertido en la incidencia se descuenta del importe final al cliente y no se le cobra. |
No |
Sí |
El tiempo invertido en la incidencia se repercute en el importe final de factura y se le aplica el precio de hora de trabajo. |
Sí |
Sí |
El tiempo invertido en la incidencia se repercute en el importe final de la factura pero se le aplica el precio de hora en espera. |
Imagen 68. Ficha de incidencias incluidas a un parte de trabajo en la ventana de Partes
Por desplazamientos entendemos el tiempo y/o distancia empleado por la maquina en acceder al lugar de trabajo.
Dentro del parte de trabajo disponemos de esta ficha para ir registrando la relación de desplazamientos necesarios para poder acceder a los distintos lugares de trabajo que corresponden al parte de trabajo. Es una lista tipo registro, que dispone de una barra de desplazamiento para gestionar añadir, eliminar o modificar los registros de desplazamientos. Tendremos varios campos disponibles y que albergan los siguientes datos.
Imagen 69. Ficha de desplazamientos para un parte de trabajo en la ventana de Partes
La ficha Lista de partes dentro de la ficha de partes de trabajo, es únicamente la relación de partes asociados al trabajo incluido en la cabecera de la ficha.
No presenta ningún campo editable, la información es únicamente de consulta, pero permite el acceso al parte de trabajo correspondiente mediante un doble clic sobre cualquier parte de la línea de registro que representa el parte a mostrar. (Ver Partes de trabajo Pág. 61)
Aparece resaltado en color azul el parte en el que nos encontremos en ese instante.
Imagen 70. Ficha de lista de partes para un mismo trabajo. El resaltado indica que estamos en el parte 17.
La ficha de Productos dentro de la ficha de partes de trabajo, está destinada a reflejar en ella los productos (Ver Productos. Pag. 38) que bien son generados durante el trabajo o bien son consumidos para la realización de dicho trabajo.
Contiene una barra de navegación (Ver Barra de navegación. Pag.11 ) que permite crear, modificar, eliminar y desplazarse por los distintos registros. Asimismo dispone de los siguientes campos a cumplimentar:
Imagen 71. Ficha de productos dentro de la ficha de partes de trabajo.
La ficha de partes de mantenimiento la emplearemos para ir registrando las operaciones de mantenimiento que vamos realizando sobre nuestro parque de maquinaria.
La ficha se divide en dos partes: la superior destinada a los datos generales del parte de mantenimiento; y la parte inferior que presenta dos fichas con la información sobre los distintos puntos a revisar a la hora de realizar el mantenimiento y otra ficha de los artículos empleados en la realización de dicho mantenimiento.
Los partes de mantenimiento se irán guardando en registros independientes y esa información es la que vemos en la cabecera de la fichas. Disponemos por tanto dentro de la barra de navegación (Ver Barra de navegación. Pág. 11) de los botones adecuados para manejar estos registros.
Los campos disponibles en la cabecera de la ficha son los siguientes:
Imagen 72.Cabecera de la ficha de partes de mantenimiento.
La ficha de líneas dentro del parte de mantenimiento sirve para indicar los puntos que deben de ser revisados en el mantenimiento.
Presenta una única zona tipo lista de registros donde podemos ir añadiendo los distintos puntos a mantener. Dispone de su propia barra de navegación para añadir, eliminar y/o modificar la relación puntos a mantener.
Además tendremos a la altura de la barra de navegación dos nuevos elementos:
Ø Por ejemplo supongamos que cantidad última es 20 y tenemos dos puntos de revisión A que debe hacerse cada 10 horas y B que debe hacerse cada 5 horas.
Ø Supongamos también que en la máquina tiene 26 horas totales.
Ø Al pulsar el botón aparecerá solamente el punto de revisión B dado que para el A aún faltarían 4 horas.
La zona de líneas presenta 4 campos pero sólo dos son editables. Y sólo lo son si no está cerrado el parte (Casilla cerrado de la cabecera: Activada equivale a parte cerrado desactivada a parte abierto.)
Imagen 73. Zona de líneas con puntos de revisión dentro de la ficha de partes de mantenimiento.
La ficha de artículos, dentro del parte de mantenimiento, sirve para indicar los artículos utilizados para realizar el mantenimiento de los puntos a revisar seleccionados en el parte de mantenimiento.
Presenta una única zona tipo lista de registros donde podemos ir añadiendo los distintos artículos. Dispone de su propia barra de navegación para añadir, eliminar y/o modificar la relación artículos.
La zona de líneas presenta 5 campos pero sólo tres son editables. Y sólo lo son si no está cerrado el parte (Casilla cerrado de la cabecera: Activada equivale a parte cerrado desactivada a parte abierto.)
Podemos tener la necesidad de hacer uso de artículos no incluidos en la base de datos, para esos casos especiales el Agromaq XM contempla la posibilidad de teclear un código no existente en el campo Artículo y en ese caso podríamos modificar el campo Nombre pudiendo dar una descripción a ese artículo especial.
Imagen 74. Zona de Artículos con puntos de revisión dentro de la ficha de partes de mantenimiento.
La ficha de operarios, dentro del parte de mantenimiento, contiene la relación de operarios que intervienen en el mantenimiento.
Contiene una barra de navegación (Ver Barra de navegación. Pag.11 ) que permite crear, modificar, eliminar y desplazarse por los distintos registros. Asimismo dispone de los siguientes campos a cumplimentar:
Imagen 75. Ficha de operarios en el parte de mantenimiento.
La ficha de Gasoil, dentro del parte de mantenimiento, permite reflejar la operación de repostar como un mantenimiento más, especialmente útil para repostar en finca. Al dar de alta un registro en este punto, automáticamente también aparece reflejado en la ficha de Partes de Gasoil.
Contiene una barra de navegación (Ver Barra de navegación. Pag.11 ) que permite crear, modificar, eliminar y desplazarse por los distintos registros. Asimismo dispone de los siguientes campos a cumplimentar:
Imagen 76. Ficha de gasoil dentro del parte de mantenimiento.
La ficha de partes de Gasoil la emplearemos para ir registrando las operaciones de reposición de combustible en cada una de las máquinas que así lo necesiten.
Es una ficha tipo listado, auque cada registro está dividido en 5 apartados.
Imagen 77. Partes de combustible
La ficha de partes de avería la emplearemos para ir registrando las distintas averías que van surgiendo en las máquinas.
La ficha se divide en dos partes: la superior destinada a los datos generales del parte de avería y la parte inferior que presenta la relación de averías asociadas a esa máquina.
Los partes de avería se irán guardando en registros independientes y esa información es la que vemos en la cabecera de la fichas. Disponemos, por tanto, dentro de la barra de navegación (Ver Barra de navegación. Pág. 11) de los botones adecuados para manejar estos registros.
Mención a
parte necesita el botón del candado situado a la derecha de la barra de
navegación. Si este botón esta disponible indica que el parte de avería está
cerrado y no se podrá modificar ningún dato incluido en él.
Este botón del candado se activa cuando la casilla cerrado está activa y confirmamos el parte.
Los campos disponibles en la cabecera de la ficha son los siguientes:
Imagen 78. Ventana de partes de avería.
La ficha de averías anteriores nos muestra la relación de partes de averías. Presenta una única zona tipo lista de registros donde podemos ir viendo todos los partes anteriores. Dispone de su propia barra de navegación que sólo permite moverse por los distintos registros no pudiendo editar, crear o eliminar ninguno de ellos sobre la propia lista.
La zona de averías anteriores presenta 5 campos pero ninguno es editable.
La ficha de partes de reparación la emplearemos para ir registrando las reparaciones que vamos realizando sobre nuestro parque de maquinaria.
La ficha se divide en dos partes: la superior destinada a los datos generales del parte de reparación; y la parte inferior que presenta dos fichas con la información sobre las distintas averías a subsanar y otra ficha de los artículos empleados en la realización de dichas reparaciones.
Los partes de reparación se irán guardando en registros independientes y esa información es la que vemos en la cabecera de la ficha. Disponemos por tanto dentro de la barra de navegación (Ver Barra de navegación. Pág. 11) de los botones adecuados para manejar estos registros.
También podremos generar un parte de reparación desde un parte de avería mediante el botón “Generar Parte Reparación” (Ver Averías anteriores, Pág. 82)
Los campos disponibles en la cabecera de la ficha son los siguientes:
Imagen 79. Cabecera de la ficha correspondiente a los partes de reparación.
La ficha de líneas dentro del parte de reparación sirve para indicar las averías que deben ser reparadas.
Presenta una única zona tipo lista de registros donde podemos ir añadiendo las distintas averías a reparar. Dispone de su propia barra de navegación para añadir, eliminar y/o modificar la relación averías a reparar.
Además tendremos a la altura de la barra de navegación un nuevo botón llamado Incluir Averías Pendientes. La misión de este botón es generar tantas líneas en el parte como averías pendientes de reparar tengamos en la máquina que figura en la cabecera del parte.
Así pues, en un parte de reparación puede aparecer líneas de tres formas diferentes.
La zona de líneas presenta 4 campos editables.
La ficha de artículos, dentro del parte de averías, sirve para indicar los artículos utilizados para realizar el mantenimiento de los puntos a revisar seleccionados en el parte de mantenimiento.
Presenta una única zona tipo lista de registros donde podemos ir añadiendo los distintos artículos. Dispone de su propia barra de navegación para añadir, eliminar y/o modificar la relación artículos.
La zona de líneas presenta 5 campos pero sólo tres son editables.
Podemos tener la necesidad de hacer uso de artículos no incluidos en la base de datos, para esos casos especiales el Agromaq XM contempla la posibilidad de teclear un código no existente en el campo Artículo y en ese caso podríamos modificar el campo Nombre pudiendo dar una descripción a ese artículo especial.
Imagen 80. Ficha de Artículos dentro de un parte de reparación.
La ficha de operarios, dentro del parte de reparación, contiene la relación de operarios que intervienen en la reparación.
Contiene una barra de navegación (Ver Barra de navegación. Pag.11 ) que permite crear, modificar, eliminar y desplazarse por los distintos registros. Asimismo dispone de los siguientes campos a cumplimentar:
Imagen 81. Ficha de operarios dentro del parte de reparación.
Desde esta ventana podremos analizar la participación de las máquinas en las distintas campañas anuales según el tipo de trabajo seleccionado.
La ventana está dividida en tres partes:
La barra de navegación sirve para gestionar esta parte de la ventana permitiendo hacer todas las operaciones disponibles de gestión de registros (Ver Barra de navegación. Pág 11)
Esta zona consta de 5 campos si bien solo podemos editar 3 de ellos.
Estos campos se han de leer de forma conjunta, así aparecerá la información como en la Imagen 82, que significa que se empleó 1 sola máquina durante 2 días y 2 máquinas durante 1 día de campaña. Siendo 3 el nº de días trabajados en campaña.
Presenta el botón Generar, el cual, al pulsarlo hace aparecer todos los datos actualizados del Análisis de Campaña.
Muestra los siguientes campos sin ser ninguno editable, en función siempre de la máquina y la campaña analizada.
Imagen 82. Ventana de Análisis de campaña.
Este apartado debe de ser uno de los primeros en cumplimentarse y el servicio técnico autorizado lo dejará configurado a la hora de instalar la aplicación. De todos modos el usuario podrá acceder a este apartado para hacer las modificaciones necesarias para un correcto funcionamiento de Agromaq XM.
Consta de tres fichas con los datos referentes a la empresa y la forma de gestionar algunos datos dentro del programa.
Para realizar
cualquier cambio debe de pulsar primero el botón de edición.
Muestra una ficha con los datos generales de la empresa estos son los siguientes:
Imagen 83. Ficha de datos dentro de la ventana de configuración empresa
Muestra el logotipo de la empresa para editar el fichero (que ha de ser en formato BMP) tendremos que hacer doble clic encima del gráfico ya existente o en su defecto en la zona central de la ventana para poder seleccionar el fichero correcto.
Imagen 84. Ficha de logotipo dentro de la ventana de configuración empresa.
En esta ficha se incluye información necesaria para poder realizar cálculos en los partes. Los datos que aquí figuran son los siguientes:
De todos modos hay que mencionar que estos valores son los valores por defecto, en el propio parte de trabajo podremos modificar el precio si así lo necesitamos. (Ver Pág. 73)
De todos modos hay que mencionar que estos valores son los valores por defecto, en el propio parte de trabajo podremos modificar el precio si así lo necesitamos. (Ver Pág. 73)
En ocasiones podemos necesitar adquirir datos desde otras aplicaciones para evitar tener que teclearlos de nuevo. Para ello el Agromaq XM incluye este módulo de importación de datos.
Para ello los datos a importar deben de estar incluidos en un fichero de texto y separados bien por tabuladores, o en su defecto, por comas.
El funcionamiento es el siguiente:
Al realizar estos pasos veremos que en la parte inferior de la ventana aparece la relación de registros contenida en el fichero a importar. En esta zona disponemos de una barra de navegación (Ver Barra de navegación Pág. 11) que nos permite desplazarnos por los registros, eliminar registros y filtrar o buscar registros según un determinado criterio. No podremos ni añadir, ni modificar la información.
Para finalizar y realizar la importación únicamente debemos de pulsar el botón situado por encima de la barra de navegación que pone Importar.
Imagen 85. Ventana para importación de archivos.
Desde la ventana de Enviar Datos podremos mandar al servidor maestro información que luego puede ser utilizada para realizar estudios entre las distintas empresas del grupo.
Para ello disponemos de los siguientes campos.
Por último y una vez seleccionada la información y campaña que queremos enviar, debemos de pulsar el botón “Proceder”. Se procederá entonces a enviar los datos al servidor maestro.
Lógicamente el envío de datos al servidor maestro sólo esta operativo si se dispone de conexión a Internet. Asegúrese de que tiene conexión en el momento de proceder al envío de datos.
También y debido al tipo de conexión el envío de datos puede ser una tarea que, en función de la velocidad de la línea, nos lleve mayor o menor tiempo.
Imagen 86.Ventana para proceder al envío de datos al servidor central.
Desde la ventana de facturación podemos proceder a facturar los trabajos que tengan un parte de trabajo asignado. No podemos facturar ningún trabajo que no tenga su correspondiente parte de trabajo.
Para facturar la ventana de facturación presenta los siguientes elementos
Aquí es muy importante filtrar correctamente dado que cuando procedamos a facturar facturaremos todos los partes que en ese momento estén visibles. Sabremos que estamos viendo una relación de partes filtrados porque la barra de navegación cambiara su color a un tono azulado.
Imagen 87. Ventana de facturación filtrada por cliente.
Además la
barra de navegación muestra un nuevo botón que nos permite ver en una ventana la
información, del parte en el que estemos situados, en formato de ficha. Esta
ventana resultará útil para ver de forma detalla da la información de un parte
pendiente de facturar dado que en la lista de registros la información esta muy
resumida.
Esta nueva ventana dispone también de su propia barra de navegación pero únicamente están disponibles los botones de desplazamiento y marca.
Imagen 88. Ficha detallada de partes pendientes de facturar.
Otros elemento que se encuentran a la altura de la barra de navegación son los siguientes:
Por ejemplo, si vemos la Imagen 87 veremos que existe un cliente y tres trabajos en 5 partes de trabajo. También vemos que la casilla Agrupar esta activa. Luego el resultado será tres facturas para el mismo cliente, una por cada tipo de trabajo.
Por último debemos de mencionar el listado de registros de la parte inferior de la pantalla que contiene los partes pendientes de facturar.
Las líneas de los registros pueden estar con fondo blanco, lo que implica que su facturación es la habitual y se realizara desde esta ventana y pueden existir líneas resaltadas en rojo, que nos indican que tienen condiciones económicas especiales y que deben de ser facturadas desde el apartado Condiciones Económicas del la ficha del trabajo a que pertenecen (Ver Condiciones Económicas. Pág. 58).
Debemos de asegurarnos de que la relación de partes que tenemos es la adecuada antes de pulsar el botón “Generar Facturas”.
Una vez generadas las facturas tendremos que ir al apartado Facturas para seguir trabajando con ellas (Ver Facturas Pág. 53)
Además los filtros existentes se desactivan y aparece nuevamente la relación de partes pendientes sin filtrar.
Imagen 89. Relación de partes pendientes de facturar, los resaltados en rojo tienen condiciones económicas especiales.
Agromaq XM incorpora un sistema de copias de seguridad. Para poder generar dichas copias solamente tendremos que utilizar esta opción dentro del menú de utilidades y asignar el lugar donde queremos guardar la copia.
Es un proceso muy simple que se resume en cuatro pasos.
Imagen 90. Ventana de sistema para guardar la copia de seguridad.
El fichero generado esta en formato comprimido .zip.
Es recomendable seguir un orden a la hora de mantener las copias de seguridad. Así lo recomendable es tener siempre disponible la última copia y la penúltima (como medida de seguridad)
La frecuencia con la que se deben de hacer las copias, depende del volumen de información y las variaciones que se producen. Ahora bien, lo más recomendable y teniendo en cuenta que es una operación sencilla, sería hacer copias diarias.
También es recomendable, utilizar un soporte para las copias de seguridad diferente al disco duro del propio ordenador. (Si falla el disco duro nos quedaremos sin datos y sin copias). Se recomienda guardarlos en un soporte fiable y de fácil manipulación (CD-Rom, DVD, ZIP..) no se recomienda el uso de disquetes.
Agromaq XM incorpora un sistema de copias de seguridad. Para poder restaurar las copias de seguridad, solamente tendremos que utilizar esta opción dentro del menú de utilidades y seleccionar el lugar donde está guardada la copia y el fichero que la contiene.
Es un proceso muy simple que se resume en cuatro pasos.
Imagen 91. Ventana de sistema para abrir y restaurar la copia de seguridad.
Asegúrese de que realmente la copia seleccionada es la que quiere restaurar y sobre todo que la información actual ya no la necesita.
¡¡La restauración de la copia implica perder la información actual y sustituirla por la existente en la copia de seguridad!! .Aunque se hace una copia de la carpeta de los datos a la que luego podremos acceder.
No realice esta operación sin estar totalmente seguro. Ante la duda consulte al servicio técnico autorizado para que le ofrezcan la solución más adecuada.
Está opción conecta el equipo con el servidor maestro y procede a la descarga de información del servidor maestro hacia el equipo.
Antes de hacer esta operación se recomienda generar una copia de seguridad.
Este proceso supone la modificación de alguna de las tablas auxiliares. Si ha realizado cambios en las mismas, operación no recomendada (Ver Auxiliares. Pág. 5) perderá dichas modificaciones a menos que también se encuentren recogidas en el servidor maestro.
Lógicamente la recepción de datos al servidor maestro sólo está operativa si se dispone de conexión a Internet. Asegúrese de que tiene conexión en el momento de proceder a la recepción de datos desde el servidor maestro..
También y debido al tipo de conexión la recepción de datos puede ser una tarea que, en función de la velocidad de la línea, nos lleve mayor o menor tiempo.
Desde este punto podremos ejecutar sentencias SQL para modificar el contenido de las tablas de la base de datos. Resulta una herramienta muy útil, pero para diseñar las sentencias es necesario tener un buen conocimiento no sólo del lenguaje SQL, si no también de la estructura de las tablas. Por ello, debe de ponerse en contacto con el servicio técnico autorizado si cree necesario que le sea diseñada alguna de estas sentencias.
Una vez diseñada y almacenada, el usuario puede hacer uso de ella con gran facilidad.
Disponemos de una zona de botones y una zona de edición, en esta última se escribe la sentencia SQL.
Los botones disponibles son:
Antes de ejecutar una sentencia SQL, es recomendable que se realize una copia de seguridad.
Imagen 92. Ventana para la ejecución de sentencias SQL.
Esta opción muestra la ventana de créditos donde figura junto al nombre y versión del programa, los datos del servicio técnico para poder contactar y solucionar cualquier duda o problema que pudiese aparecer.
Imagen 93. Ventana de créditos Acerca de...
Para obtener ayuda dentro de Agromaq XM podemos recurrir a esta opción del menú o a la pulsación de la tecla F1.
Se procede a la carga del documento de ayuda correspondiente al lugar donde nos encontremos situados.
Los documentos mostrados están en formato html por lo que se mostrarán en el navegador de Internet predeterminado.
El contenido de estos documento coincide en principio con la que se incluye en este manual pudiendo en futuras actualizaciones modificar sus contenidos.
En este apartado, vamos a ver como podemos ir utilizando el programa Agromaq XM XM siguiendo unos ejemplos sencillos que puedan servir de orientación y práctica a los usuarios del programa.
Suponemos que disponemos de una versión del programa correctamente instalada por el servicio técnico autorizado.
1. Necesitamos crear una tarifa para poder aplicar a nuestros clientes. En ella vamos a tener que recoger los siguientes datos. Con entrada en vigor el 01/11/2004
Trabajo |
Arar |
Abonar |
Segar |
Coste hora trabajada |
20 |
30 |
40 |
Incremento precio hora trabajada |
10% |
10% |
10% |
Precio hora en espera |
10 |
15 |
20 |
Precio unidad desplazamiento |
0,90 |
1 |
1,10 |
Precio hora transporte |
20 |
20 |
20 |
Código de Servicio |
AR000 |
AB000 |
SE000 |
· Para la creación de una tarifa debemos de acceder a la ventana correspondiente mediante los comandos de menú:
o [FICHEROS][AUXILIARES][TARIFAS]
·
Dentro de la ventana debemos de utilizar el botón para insertar un nuevo registro.
· Pasamos luego a cumplimentar los datos de cabecera de la Tarifa.
o Código. (El cual no debe de coincidir con ninguno ya existente, dado que será utilizado como clave y nos daría un error)
o Nombre. Para darnos una información más exacta de la tarifa creada.
o Fecha de generación. Desplegamos la lista y seleccionamos la fecha que nos interesa de entrada en vigor (01/11/2004)
o Los valores de precios e incrementos como no son iguales para todas las actividades lo cumplimentaremos con las más comunes o en nuestro caso con las de la primera actividad.
o
Por último debemos y esto es muy importante, confirmar la
cabecera de la tarifa mediante el botón .
· Procedemos luego a la creación de las tarifas particulares para cada actividad. Podemos utilizar el botón [Añadir Tipos de Trabajo] , pero en este caso tendríamos luego que ir eliminando los trabajos que no nos interesan o simplemente dejarlos y llegado el momento modificarlos. En nuestro caso vamos a generar una por una las tarifas para cada trabajo.
·
Para poder crear una a una las líneas de trabajo utilizamos el
botón para crear un
nuevo registro (observaremos como rellena los campos correspondientes a los
precios en función de lo indicado en la cabecera en los precios de referencia.
o
Debemos de seleccionar el trabajo para ello nos situamos en el
campo [Tipo Trab.] y utilizamos el botón para que nos muestre la relación de trabajos
disponibles. Podríamos teclear directamente el código de trabajo si lo sabemos.
o
Confirmamos utilizando el botón .
· Al repetir el proceso para los siguientes trabajos, vemos que ahora no nos sirven los precios generados y debemos de modificarlos accediendo con el ratón sobre el campo que queremos modificar. Tecleamos los valores correctos y confirmamos.
· Repetimos el proceso tantas veces como necesitemos, en nuestro caso hasta generar las tres líneas necesarias.
·
Si por cualquier motivo hemos agregado más líneas de las
necesaria podemos deshacernos de ellas, posicionándonos en cualquier campo de
la misma y pulsando el botón .
·
También podremos modificar los datos de cabecera, pero teniendo
en cuenta siempre que debemos de confirmar estos cambios o en su defecto anularlos
mediante el botón
Imagen 94. Aspecto final después de crear la tarifa.
En la imagen se muestra además el caso concreto para el que la tarifa varía en función de la máquina y el apero que intervengan en la operación de abonado. Así tendremos:
Operación de abonado normal tiene un incremente del 10% sobre el coste.
Operación de abonado dónde interviene la máquina 42 tiene un 12 % sobre el coste.
Operación de abonado con intervención de la combinación de las máquinas 42 y 67 tiene un precio que supone el 14% de incremente sobre el coste.
2. Suponemos ahora que tenemos una tarifa como la que se muestra en la Imagen 93. Y queremos deshacernos de ella. ( Si quiere hacer el ejemplo, necesita previamente crearla.)
Imagen 95. Tarifa de ejemplo para eliminar.
· Para eliminar una tarifa debemos de acceder a la ventana correspondiente mediante los comandos de menú:
o [FICHEROS][AUXILIARES][TARIFAS]
·
Debemos de comenzar por eliminar cada una de las líneas de
trabajos incluidas en la mitad inferior de la ventana. Para ello tendremos que
posicionarnos en la línea a eliminar y pulsar el botón . Confirmando luego en el cuadro de diálogo
que nos muestra la pregunta de si queremos eliminar el registro.
·
Una vez que no existen líneas utilizaremos el botón , pero ahora el situado en
la barra de navegación superior, para eliminar los datos de cabecera y por
tanto la tarifa.
3. Tenemos que sacar un listado con las tarifas existentes para tenerlas disponibles en papel.
· Para obtener un informe de tarifas debemos de acceder a la ventana correspondiente mediante los comandos de menú:
o [FICHEROS][AUXILIARES][TARIFAS]
· Una vez en la ventana correspondiente accedemos al campo de lista desplegable con la relación de informes disponibles y seleccionamos el más adecuado.
· Después de seleccionar el informe pulsamos el botón de imprimir y nos mostrará la vista previa del informe.
·
Una vez en la vista previa podemos enviarlo a la impresora
mediante el botón imprimir o cancelar la operación y seleccionar otro
informe.
Imagen 96. Vista previa del informe "Listado de Tarifas"
4. Tenemos un tractor y queremos darlo de alta en la base de datos para poder comenzar a trabajar con él.
· Para acceder a la ventana de maquinaria debemos de utilizar el comando de menú [Ficheros][Máquinas].
·
Para añadir una nueva máquina debemos utilizar el botón de añadir
registro .
· Cubrimos la cabecera de la ficha con los datos correspondientes a la máquina con especial cuidado para que los procesos posteriores se realicen correctamente.
o Tipo de máquina. De este campo dependerá en que trabajos nos será sugerido a la hora de crear una parte de trabajo.
o Grupo. Para distinguir entre máquina y apero.
Imagen 97. Datos de de cabecera de la máquina a dar de alta.
· Luego cumplimentamos las distintas fichas incluidas en la ventana de máquinas.
o Los datos técnicos de la máquina. Los campos de precio son imprescindibles si en la configuración tenemos seleccionada la opción de aplicar precio de desplazamiento y espera desde la máquina. También el tipo de medida (horas o kilómetros) que será importante para los mantenimientos de la máquina.
Imagen 98. Datos técnicos de la máquina a dar de alta.
o Los datos económicos de la máquina. Nos darán los valores de amortización y el valor de coste hora previsto.
Imagen 99. Datos económicos de la máquina a dar de alta.
o La ficha de amortización no se cumplimenta en principio si la máquina es nueva. Si ya estaba en el parque de maquinaria y disponemos de los datos podemos cubrir los años, horas y amortización correspondiente a los años anteriores. En este caso suponemos que es nuevo, así pues, dejamos esta ficha en blanco.
o También queda vacía por el momento la ficha de acumulados que la ira rellenando automáticamente el programa.
o
Puntos de revisión. Otra de las ficha a cumplimentar
correctamente para llevar un control fiel y efectivo de los mantenimientos que
necesita la máquina. Para ello podemos generar los puntos automáticamente con
el botón [Generar Puntos] o añadir puntos de revisión mediante el botón
añadir registro .
Imagen 100. Relación de puntos de revisión para la máquina generados automáticamente.
o
Documentos. Si disponemos de documentos asociados a la máquina.
Primero debemos de incluir dichos ficheros en la carpeta documentos contenida a
su vez dentro de la carpeta Agromaq XM. Posteriormente añadimos un registro con
el botón y
cumplimentamos el campo descripción con un mensaje significativo y buscamos el
fichero correspondiente utilizando el botón de búsqueda
dentro del campo fichero.
Imagen 101. Relación de documentos asociados a la máquina.
o Gastos Administrativos. Aquí incluimos los gastos administrativos asociados a la máquina, en este caso los ocasionados por el pago de un seguro.
Imagen 102. Gasto de seguro, incluido en la ficha gastos administrativos.
5. Localización de una máquina determinada. Buscaremos la máquina RASTRILLO FELLA.
· Para acceder a la ventana de maquinaria debemos de utilizar el comando de menú [Ficheros][Máquinas].
·
Para buscar una máquina utilizaremos el botón de búsqueda situado
en el campo código .
· Nos mostrará la relación de máquinas ordenadas por código. Utilizaremos el campo de lista desplegable de la ventana de búsqueda [Buscar por] para seleccionar la opción Nombre. Esto provoca que la relación aparezca ordenada por nombre de máquina.
· Procedemos a teclear el nombre de la máquina a buscar en el campo [Buscar Caracteres] teniendo en cuenta que se hace distinción entre mayúsculas y minúsculas así teclearemos RASTRILLO y no Rastrillo.
· El puntero se irá desplazando en la lista a medida que coincidan los caracteres tecleados. Podemos situarnos encima de la máquina correspondiente pulsando con el ratón y confirmarlo con el botón [Ok].
Imagen 103. Ventana de búsqueda de ficha por nombre máquina.
· Aparece la ficha de la máquina seleccionada y ya podremos trabajar sobre ella.
6. Localización mediante filtro de máquinas de una marca concreta. Buscaremos las máquinas de la casa FELLA.
· Para acceder a la ventana de maquinaria debemos de utilizar el comando de menú [Ficheros][Máquinas].
·
Para buscar una máquina utilizaremos el botón de filtro situado en la barra de
navegación.
· Cumplimentamos la ficha de filtro como aparece en la Imagen 102 indicando el campo (marca), el valor para dicho campo (FELLA), el tipo de búsqueda (coincidencia parcial al comienzo) y pulsamos el botón [Ok].
· Nos mostrará la ficha de la primera máquina que cumpla la condición, además nos permite desplazarnos únicamente por las fichas de las máquinas de la misma marca. Debemos de fijarnos en que la barra de navegación estará resaltada de color azulado, esto indica que existen filtros activos.
· Para desactivar los filtros accederemos nuevamente mediante el botón de filtro a la ventana dónde nos mostrará las condiciones existentes y mediante el botón de [Limpiar] podremos ir desactivando los diferentes filtros.
· Tras pulsar el botón [Ok]. Nos aparecerá nuevamente la ficha de máquinas con la barra de navegación sin resaltar, lo que nos indica que no hay filtros activos y que podemos acceder a todas las fichas disponibles.
Imagen 104. Ventana de filtrado de máquinas.
7. Localización mediante localizador de máquinas de una marca concreta. Buscaremos las máquinas de la casa FELLA.
· Para acceder a la ventana de maquinaria debemos de utilizar el comando de menú [Ficheros][Máquinas].
·
Para buscar una máquina utilizaremos el botón de localización de
registros situado
en la barra de navegación.
· Cumplimentamos la ficha de localizador como aparece en Imagen 104 seleccionando el campo (marca), el valor para dicho campo (FELLA), el tipo de búsqueda (coincidencia exacta) y pulsamos el botón [Primera].
Imagen 105. Ventana del localizador de registros .
· Nos mostrará la ficha de la primera máquina que cumpla la condición, a diferencia del filtrado si queremos ver la siguiente ficha que cumpla la condición debemos de volver a la ventana del localizador y pulsar el botón [Próxima]. Y así hasta localizar el registro que nos interese.
8. Ver el proceso de amortización de una máquina o apero. Por ejemplo del apero REMOLQUE.
· Para acceder a la ventana de maquinaria debemos de utilizar el comando de menú [Ficheros][Máquinas].
·
Para buscar una máquina utilizaremos el botón de búsqueda situado
en el campo código .
· Utilizaremos el campo de lista desplegable de la ventana de búsqueda [Buscar por] para seleccionar la opción Nombre Procedemos a teclear el nombre de la máquina a buscar en el campo [Buscar Caracteres] en nuestro caso REMOLQUE.
· Después de haber confirmado con [Ok] nos muestra la ficha del apero REMOLQUE.
· Seleccionamos la patilla [Amortización] y nos mostrará el desarrollo de la misma año a año.
·
Para los datos del año actual agregaremos una nueva línea
mediante el botón añadir aparecerá automáticamente el año y la
cantidad pendiente de amortizar.
· Las horas se generarán automáticamente haciendo doble clic sobre el campo [Hr. Trab.]. En función de este campo se genera el contenido del campo [Coste Año Amortizado].
· En la parte derecha se muestran los datos [total amortizado] [pendiente de amortizar] y [valor de la máquina] sin tener en cuenta los datos del año en curso.
·
Si el año en curso ya existe y queremos generar nuevamente las
horas. Antes de hacer doble clic debemos de editar el registro mediante el
botón .
Imagen 106. Ficha de amortizaciones para el apero Remolque.
9. Ver la situación de una máquina en relación a su mantenimiento. Por ejemplo del CARRO MEZCLADOR.
· Para acceder a la ventana de maquinaria debemos de utilizar el comando de menú [Ficheros][Máquinas].
·
Para buscar una máquina utilizaremos el botón de búsqueda situado
en el campo código .
· Utilizaremos el campo de lista desplegable de la ventana de búsqueda [Buscar por] para seleccionar la opción Nombre Procedemos a teclear el nombre de la máquina a buscar en el campo [Buscar Caracteres] en nuestro caso CARROMEZCLADOR.
· Después de haber confirmado con [Ok] nos muestra la ficha de la máquina.
· Seleccionamos la patilla [Puntos de revisión] y nos mostrará las fechas y horas o kilómetros de las últimas revisiones de cada punto.
Imagen 107. Ficha de máquina con puntos de revisión.
10. Ver los acumulados de una máquina. Por ejemplo del TRACTOR.
· Para acceder a la ventana de maquinaria debemos de utilizar el comando de menú [Ficheros][Máquinas].
·
Para buscar una máquina utilizaremos el botón de búsqueda situado
en el campo código .
· Utilizaremos el campo de lista desplegable de la ventana de búsqueda [Buscar por] para seleccionar la opción Nombre Procedemos a teclear el nombre de la máquina a buscar en el campo [Buscar Caracteres] en nuestro caso TRACTOR.
· Después de haber confirmado con [Ok] nos muestra la ficha de la máquina.
· Seleccionamos la patilla [Acumulados] y nos mostrará en su parte izquierda el árbol con toda la información disponible. Solamente debemos de ir haciendo clic sobre la que nos interese ver y la información irá pareciendo en la parte derecha de la ficha.
o Para ver los datos referentes a los trabajos realizados debemos de hacer clic en el símbolo de despliegue situado a la izquierda del campo [Trabajo]. Además haciendo doble clic sobre el campo [Trabajo] veremos a la derecha de la ficha el desglose de trabajos realizados por la máquina. Resultado que se muestra en la Imagen 107.
o De igual modo podemos ver los datos referentes a los operarios. Resultado que podemos ver en la Imagen 108.
o El modo de ver la información de los gastos es similar a los grupos anteriores, si bien ahora para el desglose debemos de hacer doble clic en el campo correspondiente a cada partida de gastos. Despliegue de partidas desglose de cada partida con doble clic en el campo de la partida correspondiente. Podemos ver el resultado para los gastos incluidos en Partes de trabajo, en la Imagen 109.
Imagen 108. Acumulados con el grupo Trabajo desplegado y desglosado.
Imagen 109. Acumulados con el grupo operario desplegado y desglosado.
Imagen 110. Acumulados con el grupo de gastos desplegado y desglosada la partida "Partes de trabajo"
o Por último vemos el coste hora de la máquina teniendo en cuenta los datos anteriores y este coste puede verse con o sin reflejo de las horas extras.
11. Dar de alta un socio (modificar, consultar o eliminar)
· Para dar de alta un socio (o realizar otra operación sobre la tabla de socios) tendremos que acceder a la ventana que muestra dicha tabla mediante el comando de menú [Ficheros][Clientes / Socios].
·
Para añadir un nuevo registro únicamente debemos de utilizar el
botón de añadir registros y cumplimentar la ficha con los datos
correctos teniendo especial cuidado en:
o Campo [CIF] puesto que no nos dejara añadir clientes con el mismo número de cif. Es obligatorio cubrirlo.
o Campo [Núm Socio] puesto que aunque nos deja asignar un mimo número de socio a diferentes socios, nos advertirá de la existencia de socios con ese mismo número.
o Campo [Tarifa] puesto que es obligatorio y previamente la tarifa tiene que existir.
o Campo [Tarifa de Productos] puesto que es obligatorio y previamente la tarifa tiene que existir.
· De todos modos debemos de cumplimentar el mayor número de campos puesto que repercutirá en un buen nivel de información disponible.
Imagen 111. Ficha de cliente con sus campos cumplimentados.
·
Por otro lado la eliminación de un registro es sencilla puesto
que únicamente tendremos que utilizar el botón eliminar registro y confirmar posteriormente en el
cuadro de diálogo que nos mostrará. No obstante nunca podremos eliminar
registros de los cuales dependa información relacionada, esto es si un cliente
tiene trabajos, partes o facturas asociados no podremos eliminarlo. Tendríamos
que eliminar previamente la información relacionada siempre que fuese posible.
· La consulta y modificación de datos son sencillas una vez se ha accedido a la ventana de clientes / socios.
12. Dar de alta un Lugar (modificar, consultar o eliminar)
· Para dar de alta un lugar (o realizar otra operación sobre la tabla de lugares) tendremos que acceder a la ventana que muestra dicha tabla mediante el comando de menú [Ficheros][Lugares].
·
Para añadir un nuevo registro únicamente debemos de utilizar el
botón de añadir registros y cumplimentar la ficha con los datos
correctos teniendo especial cuidado en:
o Campo [Código] puesto que no nos dejara añadir dos lugares con el mismo código.
· Los campos Nombre, Propietario, Localidad, Municipio y Provincia se cubren automáticamente al seleccionar el cliente. (Aunque podemos modificarlos) Incluso podemos dar de alta un lugar sin asignárselo a ningún cliente.
·
Por otro lado la eliminación de un registro es sencilla puesto
que únicamente tendremos que utilizar el botón eliminar registro y confirmar posteriormente en el
cuadro de diálogo que nos mostrará.
· La consulta y modificación de datos son sencillas una vez se ha accedido a la ventana de Lugares.
Imagen 112. Ventana de Lugares completamente cumplimentada.
13. Dar de alta un Operario (modificar, consultar o eliminar)
· Para dar de alta un Operario (o realizar otra operación sobre la tabla de operarios) tendremos que acceder a la ventana que muestra dicha tabla mediante el comando de menú [Ficheros][Operarios].
·
Para añadir un nuevo registro únicamente debemos de utilizar el
botón de añadir registros y cumplimentar la ficha con los datos correctos
teniendo especial cuidado en:
o Campo [DNI] puesto que no nos dejara añadir dos operarios con el mismo DNI.
· Campos importantes a cumplimentar son los de los costes hora, porque serán empleados en la obtención de datos estadísticos y de costes de las máquinas.
·
Por otro lado la eliminación de un registro es sencilla puesto
que únicamente tendremos que utilizar el botón eliminar registro y confirmar posteriormente en el
cuadro de diálogo que nos mostrará. No obstante nunca podremos eliminar
registros de los cuales dependa información relacionada, esto es si un operario
tiene trabajos, partes o facturas asociados no podremos eliminarlo. Tendríamos
que eliminar previamente la información relacionada siempre que fuese posible.
· La consulta y modificación de datos son sencillas una vez se ha accedido a la ventana de Operarios.
Imagen 113. Ficha de un operario.
14. Dar de alta un Proveedor (modificar, consultar o eliminar)
· Para dar de alta un Proveedor (o realizar otra operación sobre la tabla de proveedores) tendremos que acceder a la ventana que muestra dicha tabla mediante el comando de menú [Ficheros][Proveedores].
·
Para añadir un nuevo registro únicamente debemos de utilizar el
botón de añadir registros y cumplimentar la ficha con los datos
correctos teniendo especial cuidado en:
o Campo [CIF] puesto que no nos dejara añadir dos operarios con el mismo CIF.
·
Por otro lado la eliminación de un registro es sencilla puesto
que únicamente tendremos que utilizar el botón eliminar registro y
· La consulta y modificación de datos son sencillas una vez se ha accedido a la ventana de Proveedores.
Imagen 114. Ficha de proveedores debidamente cumplimentada.
15. Adquirimos dos artículos necesario para nuestras máquinas, en este ejemplo serán 100 litros de “ACEITE PLUS-50 15W40” a 0,23€ y que será utilizado en dos máquinas determinadas (COSECHADORA01 y TRACTOR JD) y 300 kg de “GRASA PARA LUBRICAR” a 0,15 € que servirá para todas las máquinas. Son artículos nuevos por lo que debeos darlos de alta y los ubicaremos en el almacén A01 sector B10 el aceite y B12 la grasa.
· Para dar de alta un Artículo (o realizar otra operación sobre la tabla de artículos) tendremos que acceder a la ventana que muestra dicha tabla mediante el comando de menú [Ficheros] [Auxiliares] [Artículos (Repuestos)].
·
Para añadir un nuevo registro únicamente debemos de utilizar el
botón de añadir registros y cumplimentar la ficha con los datos
correctos asignándoles un código que puede ser alfabético y también en el
nombre puede ser útil indicar el envase o capacidad a la que hace referencia el
precio y las unidades. Así pondremos Litro y Kilo en el nombre respectivamente
para el aceite y la grasa de nuestro ejemplo.
· También indicar la posición es muy útil, sobre todo en piezas pequeñas y/o de poco uso, para su fácil localización cuando se necesiten.
· Resulta fundamental indicar mediante la casilla de verificación correspondiente indicar que artículo sirve para todas las máquinas y si es de uso exclusivo de algunas máquinas indicar cuales son en el listado de la mitad inferior de la ficha. (En la Imagen 114 vemos el aspecto final de las dos fichas de los artículos del ejemplo)
·
Por otro lado la eliminación de un registro es sencilla puesto
que únicamente tendremos que utilizar el botón eliminar registro y
· La consulta y modificación de datos son sencillas una vez se ha accedido a la ventana de Artículos.
Imagen 115. Fichas de los artículos correctamente cumplimentadas según el ejemplo.
16. Al socio nº1 tenemos que hacerle un servicio diario de preparación de ración para su establo. El trabajo en principio le será asignado a la máquina “CARRO MEZCLADOR” y al operario “MONCHO”.
· Si entramos en el Agromaq XM ya nos aparece la ventana de partes, y la ficha de trabajos por defecto. Si no está visible utilizaremos el comando de menú [partes]
·
Para añadir un nuevo registro únicamente debemos de utilizar el
botón de añadir registros y cumplimentar la ficha. En la parte
superior indicaremos los datos propios del trabajo y en cuanto a la fecha de
trabajo y fechas previstas podemos actuar de la siguiente manera.
o Dado que la preparación de ración será un trabajo diario y que se desarrollará durante todo el año, podemos crear un solo trabajo y utilizarlo para todos los partes de trabajo relacionados con la tarea de Preparar Ración asignados a ese socio.
· Cumplimentamos la parte inferior de la ficha indicando máquina y operario previstos si bien no tendrán porque ser necesariamente los que realicen el trabajo al final. Así mismo le indicaremos el lugar donde se realizará el trabajo.
·
La ficha quedará para el ejemplo como muestra la imagen. Recuerde
utilizar los botones de despliegue en los campos que lo incluyan y en los
campos de relación
el
botón que nos mostrará la lista para escoger la opción más adecuada. (Ver Otros
Controles comunes. Pág. 17)
Imagen 116. Definición general del trabajo y asignación del lugar.
Imagen 117. Asignación de máquina prevista.
Imagen 118. Asignación de operario previsto.
17. Realizamos un trabajo de “PREPARAR RACIÓN” para el socio 1. Trabajo que fue creado en el ejemplo anterior. Empleando 15 minutos para llegar al lugar de trabajo y 15 minutos para volver (Distancia 5 km). El trabajo nos llevará 30 minutos realizarlo y tendremos que registrar una perdida de tiempo de 15 minutos empleados para arreglar una pequeña avería en la máquina (Cambio de fusibles). Tiempo que no podemos imputarle al cliente. Salimos del parque a las 10:00.
· La forma más sencilla de crear un parte de trabajo será como en este ejemplo partiendo desde la ficha del trabajo que vamos a realizar. Si nos fijamos en la ficha de operarios previstos (Ver Imagen 117) disponemos de un botón [Generar Partes Trabajo], que creará un parte nuevo y rellenará los campos a partir de los datos incluidos en la descripción del trabajo. Cabe la posibilidad de que el trabajo ya tenga uno o varios partes asociados, en cuyo caso nos advierte y queda a nuestra elección el generar o no más partes que dependan de este trabajo (en nuestro ejemplo así sucederá).
·
La otra posibilidad es añadir un nuevo registro empleando el
botón de añadir registros y cumplimentar la ficha correspondiente al
parte de trabajo. Antes debemos de acceder a la ficha de partes de trabajo bien
pulsando en la patilla correspondiente a dichos partes si la ventana partes ya
está visible, o bien utilizando previamente el comando de menú [Partes]
si la ventana de partes no está visible.
· Si no empleamos la generación automática debemos de ir rellenando los campos de la cabecera del parte manualmente empleando los distintos botones de despliegue y de búsqueda en los campos que nos ofrecen tal posibilidad. (Ver Otros Controles comunes. Pág. 17)
Imagen 119. Cabecera generada automáticamente del parte de trabajo.
· Independientemente de cómo generemos el parte debemos de cumplimentar las fichas correspondientes a los detalles e incidencias del parte de trabajo.
o Ficha Trabajos: Anotaremos la hora de inicio y finalización del trabajo 10:15 hasta 11:00 (Incluimos el tiempo de la avería). Indicamos también el lugar.
Imagen 120. Ficha de trabajo cubierta para el parte de trabajo del ejemplo.
o Desplazamiento. Indicamos la hora de salida del parque y la de llegada al lugar de trabajo. De igual modo la de salida del lugar de trabajo y la de llegada al parque. En unidades ponemos la distancia recorrida en cada caso. Considerando facturable el desplazamiento.
Imagen 121. Ficha de desplazamiento cubierta para el parte del ejemplo.
o Incidencias. Debemos de anotar las incidencias, que para nuestro caso es una avería que nos para durante 15 minutos. Cubrimos la hora de inicio y fin de la incidencia y el tipo de incidencia del que se trata. Le asignamos la máquina y dado que es una avería le descontamos el tiempo para que no sea facturado al cliente.
Imagen 122. Ficha de incidencias cubierta para el parte del ejemplo.
·
Por último nos queda calcular los tiempos e importes para el
parte de trabajo. Para ello, aunque en este caso no sea necesario podemos
comprobar si las condiciones económicas están correctas accediendo a la ficha
de Condiciones Económicas. Para finalizar pulsado el botón de calcular .
Imagen 123. Aspecto final de la cabecera del parte de trabajo con los cálculos realizados.
18. En el ejemplo anterior se produjo una avería (Fallo en fusibles). Debemos de anotarla en su correspondiente parte aunque fue solucionada en el lugar de trabajo por el propio conductor de la máquina.
· Si entramos en el Agromaq XM ya nos aparece la ventana de partes, y sólo tendremos que seleccionar la ficha Partes de Avería. Si no está visible utilizaremos el comando de menú [partes]
·
Para añadir un nuevo registro únicamente debemos de utilizar el
botón de añadir registros y cumplimentar la ficha.
· Debemos de ir rellenando los campos de la cabecera del parte manualmente empleando los distintos botones de despliegue y de búsqueda en los campos que nos ofrecen tal posibilidad. (Ver Otros Controles comunes. Pág. 17)
Imagen 124. Parte de avería cumplimentado según el ejemplo.
19. Siguiendo con el ejemplo anterior, procedemos a registrar la reparación de la avería (Fallo en fusibles). Indicamos que fue solucionada en el lugar de trabajo por el propio conductor de la máquina. Los artículos utilizados para la reparación fueron un par de fusibles.
· La forma más sencilla de crear un parte de reparación será como en este ejemplo partiendo desde la ficha de la avería que vamos a reparar. Si nos fijamos en la ficha de averías (Ver Imagen 123) disponemos de un botón [Crear parte de reparación], que creará un parte de reparación nuevo y rellenará los campos a partir de los datos incluidos en la descripción de la avería.
·
La otra posibilidad es añadir un nuevo registro empleando el
botón de añadir registros y cumplimentar la ficha correspondiente al
parte de reparación. Pero dado que se debe de indicar la avería o averías a
solucionar, resultará mas cómodo hacerlo del modo anteriormente indicado.
· Para acceder a la ficha de Partes de reparación sólo tendremos que seleccionar la ficha Partes de Reparación dentro de la ventana Partes. Cuando la ventana no está visible, utilizamos el comando de menú [partes]
· Debemos de ir rellenando los campos de la cabecera del parte manualmente empleando los distintos botones de despliegue y de búsqueda en los campos que nos ofrecen tal posibilidad. (Ver Otros Controles comunes. Pág. 17)
· La ficha líneas ya se cubre automáticamente y si queremos agregar más averías pendientes de reparar para esa máquina, utilizaríamos el botón [Incluir Averías Pendientes]. Si la avería a sido reparada, marcaremos la casilla de verificación [Visto], lo que cerrará el parte de avería.
Imagen 125. Parte de reparación con la cabecera cumplimentada según el ejemplo y la ficha de líneas generada automáticamente. Marca de visto puesta manualmente.
· Los artículos empleados los iremos añadiendo en la ficha de artículos, hincando la cantidad y el precio, si este no coincide con el incluido en la ficha del artículo.
Imagen 126. Relación de artículos empleados en la reparación.
20. Al CARRO MEZCLADOR se le tiene que hacer el mantenimiento.
· Para acceder a la ficha de Partes de mantenimiento sólo tendremos que seleccionar la ficha Partes de Mantenimiento dentro de la ventana Partes. Cuando la ventana no está visible, utilizamos el comando de menú [partes]
·
Para añadir un nuevo registro empleamos el botón de añadir
registros y
cumplimentamos la ficha. Las horas de la máquina aparecerán automáticamente una
vez seleccionada la misma.
· Los puntos a revisar podemos añadirlos de uno en uno o utilizar el botón [Genera Puntos a Mantener]. Que será lo que usaremos en nuestro caso para que aparezcan los puntos necesarios en función de los Km/horas de la máquina.
Imagen 127. Parte de mantenimiento con los puntos generados automáticamente.
· Los puntos verificados se irán anotando como vistos mediante la pulsación sobre la casilla de verificación [Visto].
· Cambiaremos luego a la ficha de artículos y anotaremos los artículos utilizados para la revisión.
Imagen 128. Relación de artículos empleados en el mantenimiento.
· Por último y cuando queramos dar por cerrado el mantenimiento haremos clic sobre la casilla de verificación [Cerrado] de la cabecera. Esto provoca que la ficha de la máquina en su apartado de puntos de revisión se actualice con la cantidad de km/horas y fecha del parte de mantenimiento para aquellos puntos revisados en el mismo.
21. El día 4/10/2004 con 16 horas de trabajo el CARRO MEZCLADOR reposta 50 litros de Gasoil B. La operación la realiza el operario “Moncho”.
· Para acceder sólo tendremos que seleccionar la ficha Partes de Gasoil dentro de la ventana Partes. Cuando la ventana no está visible, utilizamos el comando de menú [partes]
·
Para añadir un nuevo registro empleamos el botón de añadir
registros y
cumplimentamos la ficha.
· Debemos de ir rellenando los camposdel parte manualmente empleando los distintos botones de despliegue y de búsqueda en los campos que nos ofrecen tal posibilidad. (Ver Otros Controles comunes. Pág. 17)
Imagen 129. Parte de Gasoil cumplimentado según el ejemplo.
22. Vamos a facturarle al socio nº1 cinco servicios de Preparar Ración que corresponden a los partes 34 a 38 ambos inclusive. En una única factura.
· Para acceder a la ficha de Facturación, utilizamos el comando de menú [Utilidades] [Facturación].
·
Para dejar solamente visibles los partes a facturar utilizamos el
botón de filtro y le
damos como condiciones que el socio sea igual a 1 y que el tipo de trabajo sea
igual a 13.
Imagen 130. Partes pendientes de facturar que cumplen las condiciones del ejemplo.
· Una vez que tenemos la relación de partes visibles, marcamos la casilla de Agrupar para generar una sola factura, indicamos la fecha y el concepto y le damos al botón [Generar Facturas].
· Nos pedirá confirmación para generar la factura. Tras esto los partes incluidos en la factura mostrarán la fecha y nº de factura.
23. Al socio nº 1 le entregamos la factura nº 18 correspondiente a la siembra de maíz, además la damos por cobrada.
· Para acceder a la ficha de Facturas, utilizamos el comando de menú [Ficheros] [Facturaras].
·
Para localizar la factura que nos interesa utilizamos el botón de
búsqueda incluido en el propio campo del nº de factura, buscamos en el listado la factura que nos
interesa y una vez localiza la seleccionamos haciendo clic sobre ella.
·
Marcaremos las casillas de verificación de entregada y cobrada,
previamente hemos sacado copia impresa mediante la opción de informes de la
cabecera de la ventana.
Imagen 131. Factura correspondiente al ejemplo con el concepto modificado y que figura entregada y cobrada.
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